Dienstleistungsvertrag Messelogistik im RMCC in Wiesbaden

Wiesbaden, 65185, Wiesbaden, Germany

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen. Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail [email protected] unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt. Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen. Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt. Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen. Verwendung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb des Veranstaltungshauses RheinMain CongressCenter. Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe von Logistikdienstleistungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsbetriebs am RheinMain CongressCenter (RMCC). Dies umfasst die Vergabe eines Hubmonopols zur Durchführung sämtlicher Verladetätigkeiten am Standort sowie die Erfüllung von logistischen Funktionen im gesamten Logistikprozess. Zu den Einsatzbereichen der Messelogistik zählen unter anderem: • Einfahrt- und Ausfahrkontrolle inkl. Kautionserhebung • Ladehofmanagement • Verladung und Verbringung • Vollgut- und Leergutlogistik • Entsorgung Die genauen Arbeitsumfänge und Prozessanforderungen werden im Rahmen der beiliegenden Leistungsbeschreibung spezifiziert. Die Laufzeit des Vertrages beträgt zwei Jahre, beginnend am 01.11.2026 (voraussichtlich) und endet am 31.10.2028 (voraussichtlich). Wird der Vertrag nicht drei Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch, jeweils um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen. Die Auftraggeberin hat die Option den Vertrag zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Verlängerung der Laufzeit und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten. Objektbesichtigungen - verpflichtend: Für die Angebotsabgabe ist die Teilnahme an einer Ortsbesichtigung verpflichtend. Allen Bietern wird hierfür die Möglichkeit eingeräumt, das RMCC im Rahmen eines abgestimmten Einzeltermins zu besichtigen. Eine Teilnahme ist Voraussetzung für die Angebotswertung. Bitte melden Sie sich zur Koordination eines Besichtigungstermins bis spätestens 23.07.2026, jeweils per eHAD-Nachricht oder per E-Mail an [email protected]. Ortsbesichtigungen finden an folgenden Tagen statt: • Montag, 27.07.2026 • Dienstag, 28.07.2026 • Mittwoch, 29.07.2026 Die Termine werden einzeln vergeben und auf den erforderlichen Zeitrahmen begrenzt. Im Rahmen der Ortsbesichtigung werden keine Fragen beantwortet. Etwaige Rückfragen sind ausschließlich schriftlich über das Vergabeportal einzureichen. Diese werden im Nachgang anonymisiert an alle Bieter in Textform weitergeleitet. Nach Eingang Ihrer Rückmeldung kommen wir zur genauen Terminvereinbarung auf Sie zu. Im Anschluss an die Besichtigung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebestätigung, die sowohl vom Auftraggeber als auch vom jeweiligen Bieter zu unterzeichnen ist. Diese Bestätigung ist dem Angebot als Nachweis beizufügen.

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Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt: Gewichtung 1. Preis: 60 % 2. Stornierungsbedingungen: 10 % 3. konzeptionelle Darstellung (Fragenkatalog): 30 % Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet. Bewertung Zuschlagskriterium Preis: Der Bieter mit dem insgesamt geringsten angebotenen Preis für die ausgeschriebenen Leistungen einschließlich aller in der Aufgaben und Leistungsbeschreibung genannten Leistungen, erhält 100 Punkte. Die doppelte Gesamtsumme der geringsten angebotenen Gesamtsumme erhält 0 Punkte. Die Gesamtsummen der übrigen Angebote werden linear interpoliert. Gesamtsummen die die doppelte Summe der geringsten angebotenen Summe überschreiten erhalten 0 Punkte. Bewertung Zuschlagskriterium Stornierungsbedingungen: Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes "Preisblatt" vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die Auftragssumme in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung bis 5 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus vom Auftraggeber abgesagt sowie wenn die Leistungserbringung weniger als 5 Kalendertage bis 2 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbau oder weniger als 2 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbau, vom Auftraggeber abgesagt wird. Hinweis: Die Regelung zu den Stornierungsbedingungen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die Nichtdurchführung der Veranstaltung vom Auftraggeber veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, des Abbruchs durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Nichtdurchführung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen. Hinweis: Stornierungsbedingungen finden keine Anwendung bei (unwesentlichen) Auftragsanpassungen bzw. -ergänzungen während schon beauftragter Leistungszeiträume. Der Bieter mit der insgesamt geringsten angebotenen Prozentzahl erhält 100 Punkte. Bieter deren angebotene Prozentzahl über 50% über der niedrigsten Prozentangabe liegen, erhalten 0 Punkte. Die Prozentzahlen der übrigen Angebote werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium konzeptionelle Darstellung (Fragenkatalog): Der Bieter muss mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Anlage_Fragenkatalog" vorlegen. Für die schriftlichen Erläuterungen zu der konzeptionellen Darstellung ist der den Unterlagen beigelegte Fragenkatalog zwingend zu verwenden und mit dem Angebot einzureichen. Allgemeine Auszüge aus Qualitätshandbüchern, Firmenprospekten und vergleichbaren Quellen werden nicht berücksichtigt und fließen nicht in die Bewertung ein. Auch Zusatzmaterialien zu den Beantwortungen werden nicht bewertet. Folgende Fragen sind in dem Fragenkatalog enthalten und müssen beantwortet werden: - Bitte legen Sie dar, wie Sie die Personaldisposition anhand eines Beispiels planen, vorbereiten und umsetzen unter Berücksichtigung der Arbeitsschutzgesetze. Gehen Sie ebenfalls darauf ein, wie das Briefing der Mitarbeiter gestalten und gewährleisten. Hinweis: Ein ausgearbeitetes Beispiel muss der Beantwortung der Frage beiliegen. - Bitte legen Sie dar, wie Sie beabsichtigen die Kommunikation mit der Auftraggeberin und den Endkunden in der Vorbereitung eines Einsatzes zu gestalten und wie Sie dabei insbesondere sicherstellen, dass die Auftraggeberin über alle wesentlichen Abstimmungsprozesse zwischen dem Auftragnehmer und dem Endkunden stets in Kenntnis gesetzt wird. - Bitte legen Sie dar, wie Sie beabsichtigen, die Erreichbarkeit für die Auftraggeberin während der Rüst-, Aufbau- und Abbauzeiten und Veranstaltungszeiten, bzw. zur Warenannahme durchgehend und im Übrigen an den Werktagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten sicherstellen. - Bitte legen Sie dar, wie Sie beabsichtigen, eine ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten zu gewährleisten. - Bitte legen Sie dar, wie Sie mit kurzfristigen (Personal)-Bestellungen wie z.B. Massenmehrung und Wechsel der Art der Bestellung umgehen. - Bitte legen Sie dar, wie kurzfristige Personalausfälle kompensiert werden. - Bitte legen Sie dar, wo sich die zum RMCC nächstgelegene Servicestelle (zur Warenannahme, Mitarbeiteraufenthalt, etc.) befindet oder befinden soll und wie die geforderten Reaktionszeiten eingehalten werden. Jeder dieser Spiegelstriche stellt ein Unterkriterium dar. Alle Unterkriterien werden gleich gewichtet. Bitte beachten Sie, dass sämtliche hier getätigten Angaben als Bestandteil des Vertrags gelten. Das heißt, der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese in der angebotenen Form und im Inhalt zu erbringen und nachzuweisen. Außerdem müssen die Zahlen wirtschaftlich und rechnerisch mit den in den Stundenverrechnungssätzen kalkulierten Positionen übereinstimmen. Im Rahmen der Prüfung und Wertung verpflichtet sich der Bieter, seine Angaben auf Verlangen der Vergabestelle durch entsprechende Nachweise nachzuweisen. Die Güte und Qualität der konzeptionellen Darstellung (fragenkatalog) wird mit folgenden Punktnoten bewertet, wobei die Auftraggeberin nach konkreter Sachlage auch halbe Punkte vergeben kann (z. B. 1,5 Punkte): Gesamtwertung des Zuschlagskriteriums konzeptionelle Darstellung 0 Punkte: aus Sicht des AG mangelhafte Beantwortung der Fragen 1 Punkt: aus Sicht des AG ausreichende Beantwortung der Fragen 2 Punkte: aus Sicht des AG befriedigende Beantwortung der Fragen 3 Punkte: aus Sicht des AG gute Beantwortung der Fragen 4 Punkte: aus Sicht des AG sehr gute Beantwortung der Fragen 5 Punkte: aus Sicht des AG herausragende Beantwortung der Fragen Hierbei geht der AG zunächst davon aus, dass die Bieter sehr gute Ansätze und Ideen (4 Punkte) bei der Ausarbeitung der Fragen einreichen. Wird diese Erwartungshaltung übertroffen, vergibt der AG mehr Punkte und begründet dies. Bleiben die Ansätze und Ideen hinter diesen Erwartungen des AG vergibt er weniger Punkte und begründet dies ebenfalls. Nach konkreter Sachlage werden auch Zwischenwerte (z.B. 1,5 Punkte) vergeben. Für weitere Einzelheiten wird auf das Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien verwiesen.