Achiziționarea de servicii arhivare pentru documentele create de serviciile/ birourile/ compartimentele și centrele care aparțin de D.G.A.S.P.C. Constanța cu respectarea prevederilor Legii nr.16/1996 - Legea Arhivelor Naționale și în conformitate cu prevederile din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de documente. 1.Pentru certificarea standardelor de calitate, ofertantii vor prezenta autorizațiile (în copie) eliberate de Arhivele Naționale pentru următoarele servicii în domeniul arhivistic:  prelucrare arhivistică;  legătorie de documente;  păstrare și conservare (spațiu depozitare arhiva);  utilizare a documentelor detinute; 2. Având în vedere complexitatea și volumul serviciilor de arhivare, Ofertanții trebuie să facă dovada că dețin spațiu autorizat pentru serviciile de arhivare pe raza municipiului Constanța. Dovada se face cu autorizație (în copie) eliberată de Arhivele Naționale;

Facturile se vor emite lunar de către prestator pentru D.G.A.S.P.C. Constanța și vor conține descrierea serviciilor efectuate și cantitățile prelucrate. Facturile pentru serviciile de depozitare se vor emite la începutul lunii următoare pentru luna în care au fost prestate serviciile. De asemenea factura trebuie să coțină numărul și data contractului de servicii. Plata facturilor se va efectua în termen de maxim 30 de zile de la data încărcării facturii în sistemul RO-E-Factura. Operatorul economic care va executa operațiuni asupra fondului arhivistic al D.G.A.S.P.C. Constanța este obligat să respecte prevederile Legii nr. 16/1996 – Legea Arhivelor Naționale, cu actualizările si completările ulterioare si ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Contractul se va încheia pe perioada de 8 luni, de la momentul semnării contractului și pana la data de 31.12.2025, cu posibilitatea prelungirii prin act adițional pe o perioadă de maxim 4 luni. În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu reuşeşte să-şi îndeplinească obligaţiile asumate potrivit termenelor stabilite, atunci achizitorul are dreptul de a deduce, respectiv de a calcula şi a percepe penalităţi o suma de bani, conform prevederilor Legii nr.72/2013 si OG nr.13/2011. Penalităţile se calculează pentru fiecare zi de întârziere de la data la care lucrarile trebuiau executate şi până la data îndeplinirii efective a obligaţiei, sau după caz, până la rezilierea contractului. Dovada neexecutării obligaţiei îl scuteşte pe achizitor de proba prejudiciului suferit.

1. Declarație pe proprie răspundere privind neîncadrarea în situațiile prevazute la art.164 din Legea nr.98/2016; 2. Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.165 din Legea nr.98/2016; 3. Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.167 din Legea nr.98/2016; 4.Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.59-60 din Legea nr.98/2016; 5.Declaratie de consimțământ privind prelucrarea datelor cu caracter personal; 6. Declaratie privind respectarea conditiilor de mediu, social si cu privire la relatiile de munca; 7. Draft de contract asumat sau declarație de acceptare a clauzelor contractuale; 8.Dovada din care sa rezulte o forma de înregistrare ca persoana juridica Copie CUI sau Certificatul constatator emis de ORNC de pe raza caruia e situat sediul ofertantului.Din certificatul constatator /extrasul de registru prezentat trebuie sa rezulte: a) obiectul de activitate autorizat al ofertantului; obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in CAEN din certificatul constatator emis de ONRC; b) starea ofertantului; c) persoanele care reprezinta ofertantul in relatia cu tertii. Informatiile cuprinse în acest document trebuie sa fie reale/actuale la data prezentarii; 9. Propunerea tehnica. Propunerea tehnică se va întocmi cu respectarea cerinţelor tehnice obligatorii pentru fiecare categorie de servicii ce urmează a se presta conform specificaţiilor din caietul de sarcini. 10.Propunerea financiara. Prestatorul va prezenta Formularul de ofertă şi Centralizatorul de preţuri. Preţul ofertei va cuprinde toată gama de servicii care fac obiectul achiziţiei, precum şi orice alte cheltuieli suplimentare pentru realizarea achizitiei. Valoarea totală a propunerii financiare nu trebuie sa depăşească valoarea estimată a achizitiei;

Ofertele care nu respectă cerințele minimale prevăzute în prezentul caiet de sarcini vor fi declarate neconforme. Oferta financiară trebuie să fie detaliată pe fiecare din serviciile arhivistice solicitate. Oferta tehnică, inclusiv corespondența între ofertant si Autoritatea Contractantă vor fi scrise în limba romănâ. Ofertantul câștigător va avea răspunderea execuției tuturor obligațiilor asumate în perioada de derulare a contractului. Modelele de formulare editabile se regasesc accesând link-ul: https://drive.google.com/drive/folders/1gn8hBKXhvigGfqGc56EiAsEPkNbvIS7N?usp=sharing. Se va menționa în cuprinsul ofertei dacă aceasta se regăsește în catalogul electronic de pe SEAP, în vederea inițierii achiziției în format electronic. Denumirea serviciului de la care se pot obține informații privind achiziția publică:-Serviciu Achiziții Urmărire Contracte – Gheorghe Marius Cristian: tel.0241/480.876; - Serviciul Administrativ, Patrimoniu, Tehnic - Meroșneac Cătălin: tel: 0241/480.860; Adresa la care vor fi transmise ofertele: sediul autorității contractante, etaj III, secretariatul instituției, str. Decebal nr.22, Constanța; sau pe adresa de e-mail: [email protected] economici interesaţi pot solicita clarificări cu cel puţin 2 zile lucrătoare înainte de data limită de depunere a ofertelor, prin formularea unei solicitări scrise pe adresa de e-mail [email protected], iar răspunsul la solicitările de clarificări va fi postat în cuprinsul anunţului publicat pe site-ul autorităţii contractante. Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preturi egale: în cazul în care se constata ca ofertele clasate pe primul loc au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificari, în vederea transmiterii unor noi oferte de pret. In cazul în care și în urma reofertarii prețurile ofertate sunt egale, atunci autoritatea contractanta va solicita o noua oferta de pret, pana cand departajarea va putea fi posibila.

Achiziționarea de servicii arhivare pentru documentele create de serviciile/ birourile/ compartimentele și centrele care aparțin de D.G.A.S.P.C. Constanța cu respectarea prevederilor Legii nr.16/1996 - Legea Arhivelor Naționale și în conformitate cu prevederile din Instrucțiuni privind activitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de documente. 1.Pentru certificarea standardelor de calitate, ofertantii vor prezenta autorizațiile (în copie) eliberate de Arhivele Naționale pentru următoarele servicii în domeniul arhivistic:  prelucrare arhivistică;  legătorie de documente;  păstrare și conservare (spațiu depozitare arhiva);  utilizare a documentelor detinute; 2. Având în vedere complexitatea și volumul serviciilor de arhivare, Ofertanții trebuie să facă dovada că dețin spațiu autorizat pentru serviciile de arhivare pe raza municipiului Constanța. Dovada se face cu autorizație (în copie) eliberată de Arhivele Naționale;

Facturile se vor emite lunar de către prestator pentru D.G.A.S.P.C. Constanța și vor conține descrierea serviciilor efectuate și cantitățile prelucrate. Facturile pentru serviciile de depozitare se vor emite la începutul lunii următoare pentru luna în care au fost prestate serviciile. De asemenea factura trebuie să coțină numărul și data contractului de servicii. Plata facturilor se va efectua în termen de maxim 30 de zile de la data încărcării facturii în sistemul RO-E-Factura. Operatorul economic care va executa operațiuni asupra fondului arhivistic al D.G.A.S.P.C. Constanța este obligat să respecte prevederile Legii nr. 16/1996 – Legea Arhivelor Naționale, cu actualizările si completările ulterioare si ale Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii si deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. Contractul se va încheia pe perioada de 8 luni, de la momentul semnării contractului și pana la data de 31.12.2025, cu posibilitatea prelungirii prin act adițional pe o perioadă de maxim 4 luni. În cazul în care, din vina sa exclusivă, prestatorul nu reuşeşte să-şi îndeplinească obligaţiile asumate potrivit termenelor stabilite, atunci achizitorul are dreptul de a deduce, respectiv de a calcula şi a percepe penalităţi o suma de bani, conform prevederilor Legii nr.72/2013 si OG nr.13/2011. Penalităţile se calculează pentru fiecare zi de întârziere de la data la care lucrarile trebuiau executate şi până la data îndeplinirii efective a obligaţiei, sau după caz, până la rezilierea contractului. Dovada neexecutării obligaţiei îl scuteşte pe achizitor de proba prejudiciului suferit.

1. Declarație pe proprie răspundere privind neîncadrarea în situațiile prevazute la art.164 din Legea nr.98/2016; 2. Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.165 din Legea nr.98/2016; 3. Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.167 din Legea nr.98/2016; 4.Declaratie pe proprie raspundere privind neincadrarea in situatiile prevazute la art.59-60 din Legea nr.98/2016; 5.Declaratie de consimțământ privind prelucrarea datelor cu caracter personal; 6. Declaratie privind respectarea conditiilor de mediu, social si cu privire la relatiile de munca; 7. Draft de contract asumat sau declarație de acceptare a clauzelor contractuale; 8.Dovada din care sa rezulte o forma de înregistrare ca persoana juridica Copie CUI sau Certificatul constatator emis de ORNC de pe raza caruia e situat sediul ofertantului.Din certificatul constatator /extrasul de registru prezentat trebuie sa rezulte: a) obiectul de activitate autorizat al ofertantului; obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in CAEN din certificatul constatator emis de ONRC; b) starea ofertantului; c) persoanele care reprezinta ofertantul in relatia cu tertii. Informatiile cuprinse în acest document trebuie sa fie reale/actuale la data prezentarii; 9. Propunerea tehnica. Propunerea tehnică se va întocmi cu respectarea cerinţelor tehnice obligatorii pentru fiecare categorie de servicii ce urmează a se presta conform specificaţiilor din caietul de sarcini. 10.Propunerea financiara. Prestatorul va prezenta Formularul de ofertă şi Centralizatorul de preţuri. Preţul ofertei va cuprinde toată gama de servicii care fac obiectul achiziţiei, precum şi orice alte cheltuieli suplimentare pentru realizarea achizitiei. Valoarea totală a propunerii financiare nu trebuie sa depăşească valoarea estimată a achizitiei;

Ofertele care nu respectă cerințele minimale prevăzute în prezentul caiet de sarcini vor fi declarate neconforme. Oferta financiară trebuie să fie detaliată pe fiecare din serviciile arhivistice solicitate. Oferta tehnică, inclusiv corespondența între ofertant si Autoritatea Contractantă vor fi scrise în limba romănâ. Ofertantul câștigător va avea răspunderea execuției tuturor obligațiilor asumate în perioada de derulare a contractului. Modelele de formulare editabile se regasesc accesând link-ul: https://drive.google.com/drive/folders/1gn8hBKXhvigGfqGc56EiAsEPkNbvIS7N?usp=sharing. Se va menționa în cuprinsul ofertei dacă aceasta se regăsește în catalogul electronic de pe SEAP, în vederea inițierii achiziției în format electronic. Denumirea serviciului de la care se pot obține informații privind achiziția publică:-Serviciu Achiziții Urmărire Contracte – Gheorghe Marius Cristian: tel.0241/480.876; - Serviciul Administrativ, Patrimoniu, Tehnic - Meroșneac Cătălin: tel: 0241/480.860; Adresa la care vor fi transmise ofertele: sediul autorității contractante, etaj III, secretariatul instituției, str. Decebal nr.22, Constanța; sau pe adresa de e-mail: [email protected] economici interesaţi pot solicita clarificări cu cel puţin 2 zile lucrătoare înainte de data limită de depunere a ofertelor, prin formularea unei solicitări scrise pe adresa de e-mail [email protected], iar răspunsul la solicitările de clarificări va fi postat în cuprinsul anunţului publicat pe site-ul autorităţii contractante. Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preturi egale: în cazul în care se constata ca ofertele clasate pe primul loc au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificari, în vederea transmiterii unor noi oferte de pret. In cazul în care și în urma reofertarii prețurile ofertate sunt egale, atunci autoritatea contractanta va solicita o noua oferta de pret, pana cand departajarea va putea fi posibila.