In diesem Zusammenhang sollen die gesamten Bauakten der Abteilung 6-63 - Bauaufsicht digitalisiert und in das vorhandene DMS (enaio der Firma Optimal Systems) importiert werden. Die Abteilung 6-63 - Bauaufsicht erhofft sich dadurch sowohl Platzeinsparungen als auch eine medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung.

Anlage 1- Grundrisse RH Bensberg Bauaktenarchiv, Wilhelm-Wagener-Platz 1, Bergisch Gladbach, 51429, Rheinisch-Bergischer Kreis, Germany

#Bekanntmachungs-ID: CXPTYDFDU70# Angebote von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern/innen finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die Bildung einer Gemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der/ die für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter/in bezeichnet ist, die die Verpflichtung enthält, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, und die festlegt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. In der Bietergemeinschaftserklärung sind zudem in nachvollziehbarer Weise die Gründe für die Bildung einer Bietergemeinschaft darzulegen. Bei der Angebotsabgabe sind Art und Umfang der gegebenenfalls durch Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen auszuführen den (Teil-)Leistungen anzugeben; die Namen der Nachunternehmer- bzw. Unterauftragnehmer/innen sind für den Fall einer beabsichtigten Beauftragung auf Verlangen der Vergabestelle zum gegebenen Zeitpunkt zu benennen. Ebenfalls auf Verlangen sind im Falle beabsichtigter Beauftragung Angaben/ Erklärungen/ Nachweise für die Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen zu erbringen. Ferner sind auf Verlangen der Vergabestelle zu dem von diesem bestimmten Zeitpunkt entsprechende Verpflichtungserklärungen der Nach- bzw. Untertauftragnehmer/innen zur Ausführung der betreffenden (Teil-)Leistungen vorzulegen.

Rahmendaten Es handelt sich um ca. 970 lfd. Meter Bauakten, die TR-RESISCAN rechts- und datenschutzkonform mit Schutzklasse "Normal" digitalisieren und anschließend in das DMS (enaio) der Firma Optimal Systems importiert werden sollen. Das Importieren in das DMS übernimmt der Auftraggeber. Alle Bauakten sollen innerhalb von 3 Jahren verarbeitet sein (pro Monat also ca. 27 lfd. Meter). Annahmen (Schätzwerte/Hochrechnung): - pro laufende Meter ca. 1.500 - 2000 Blatt - 50% der Blätter sind doppelseitig beschriftet, also 3.000 Seiten pro lfd. Meter - 27 lfd. Meter Akten pro Monat * 3.000 Seiten pro lfd. Meter = 81.000 Seiten pro Monat - Der Aktenumfang beträgt pro Akte durchschnittlich 100 bis 200 Blätter an Belegen und Zeichnungen bis zum Format DIN A3 sowie zusätzlich etwa 5 bis 10 großformatige Zeichnungen bzw. Pläne. Die vollständigen Prozessschritte von der Abholung/Erfassung, dem Aktenvorbereiten, dem Scannen, dem Indexieren bis zur Rücksendung von Originaldokumenten etc. an den Auftraggeber obliegen dem Dienstleister.

Anlage 1- Grundrisse RH Bensberg Bauaktenarchiv, Wilhelm-Wagener-Platz 1, Bergisch Gladbach, 51429, Rheinisch-Bergischer Kreis, Germany

#Besonders auch geeignet für:other-sme# Eigenerklärung Ausschlusskriterien: Aus fachlichen, technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen stellen diese Rahmenbedingungen Ausschlusskriterien für eine Teilnahme am Vergabeverfahren zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters dar. Die Bewerber haben (Formular Eigenerklärung Ausschlusskriterium) zu bestätigen, dass sämtliche nachfolgend aufgeführten Ausschlusskriterien erfüllt werden. Bewerber, die eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllen, werden im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens nicht berücksichtigt. Pro Antwort darf ausschließlich entweder die Auswahlbox "ja" oder die Auswahlbox "nein" angehakt werden. Das gleichzeitige Ankreuzen beider Auswahlmöglichkeiten innerhalb einer Antwort führt zum Ausschluss vom Verfahren. Ausschlusskriterien: Kriterium 1: Die Digitalisierung der Bauakten hat ausschließlich in einem gesicherten Bereich innerhalb Deutschlands zu erfolgen. Hintergrund sind die Anforderungen aus Art. 5, 28 und 32 DSGVO sowie die kommunalen Registratur- und Sicherheitsvorgaben. Eine Verarbeitung außerhalb Deutschlands ist aufgrund der erforderlichen Aufsichts- und Kontrollmöglichkeiten ausgeschlossen (siehe Begründung hierfür in der Leistungsbeschreibung). Kriterium 2: Der Bewerber verfügt über ein Qualitätsmanagementsystem. Der Nachweis kann durch eine gültige ISO 9001-Zertifizierung oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Qualitätsmanagementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der ersichtlich ist, dass das Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 3: Das Unternehmen muss über ein Informationssicherheits?Managementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 verfügen. Der Nachweis kann durch ein gültiges ISO 27001-Zertifikat oder durch andere geeignete Unterlagen erbracht werden, aus denen ein gleichwertiges Informationssicherheits?Managementsystem hervorgeht. Alternativ wird eine Eigenerklärung akzeptiert, aus der hervorgeht, dass Ihr Unternehmen die inhaltlichen Anforderungen der ISO 27001 erfüllt und entsprechende Prozesse nach diesen Vorgaben betreibt. Kriterium 4: Der Bieter muss ein gültiges Zertifikat nach BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) vorlegen, aus dem hervorgeht, dass der Prüfgegenstand die Anforderungen der Technischen Richtlinie erfüllt. Alternativ, sofern kein Zertifikat vorliegt, muss der Bieter einen Nachweis bzw. eine verbindliche Erklärung einreichen, aus der hervorgeht, dass die Verarbeitungsschritte in seinem Scan-Center TR-RESISCAN-konform durchgeführt werden (mindestens Schutzklasse "Normal") oder dass sich der Bieter derzeit in einem laufenden Zertifizierungsverfahren nach TR-RESISCAN befindet. Kriterium 5: Die Mindestkapazität von 5 VZÄ muss für die gesamte vorgesehene Verarbeitungszeit aller Bauakten (20 komplexe Bauakten unterschiedlicher Qualität, Formate und Klammerungen/Heftungen; insg. ca. 7.000 Seiten am Tag) innerhalb von 3 Jahren sichergestellt sein. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Eigenerklärung des Bewerbers zu erbringen, aus der hervorgeht, dass die erforderlichen personellen Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind und dass diese Kapazitäten für das Projekt verbindlich bereitgestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch geeignete Unterlagen (z. B. anonymisierte Personallisten, Organigramme, Kapazitätsübersichten) zu überprüfen. Definition Vollzeitäquivalent (FTE): Ein FTE entspricht der Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft auf Basis der in Ihrem Unternehmen geltenden tariflichen oder betriebsüblichen Regelarbeitszeit. Teilzeitkräfte sind anteilig zu berücksichtigen (z. B. entspricht eine Kraft mit 50 % der Regelarbeitszeit 0,5 FTE). Kriterium 6: Der Bieter muss seine Leistungen an den Wochentagen Montag bis Freitag einer Arbeitswoche erbringen können. Kriterium 7: Der Bieter muss in der Lage sein, Dokumentformate von DIN A0 bis hin zur Checkkartengröße im Rahmen der in der Leistungsbeschreibung abgefragten Dienstleistungen zu verarbeiten. Kriterium 8: Der Bieter muss für die Erstellung der digitalen Dokumente ein MRC-Kompressionsverfahren (Mixed Raster Content) einsetzen, das die Trennung der Dokumentinhalte in mindestens eine Hintergrundebene und eine Vordergrund-/Textmaske ermöglicht und diese Ebenen jeweils mit einem für den Inhalt optimierten Kompressionsverfahren verarbeitet. Die erzeugten Dateien müssen eine hohe Text- und Kantenschärfe bei gleichzeitig reduzierter Dateigröße gewährleisten und für die Langzeitarchivierung (z. B. PDF/A) geeignet sein. Kriterium 9: Der Bieter muss über ein elektronisches Nachverfolgungssystem (Tracking-System) verfügen, mit dem der Auftraggeber den vollständigen Prozessablauf von der Abholung der Bauakten bis zur Vernichtung der Bauakten lückenlos nachverfolgen kann. Das Tracking muss sich auf jede einzelne Bauakte beziehen und den jeweiligen Bearbeitungs- und Verarbeitungsstatus in allen Prozessschritten transparent abbilden. Begriffsdefinition: Ein Trackingsystem des Dienstleisters ist ein technisches oder organisatorisches System, mit dem der Dienstleister sämtliche im Rahmen des Auftrags erbrachten Leistungen, Vorgänge, Bearbeitungsstände, Reaktions- und Bearbeitungszeiten sowie sonstige für die Vertragserfüllung relevante Aktivitäten fortlaufend, nachvollziehbar und prüffähig dokumentiert. Kriterium 10: Der Bieter muss ein gesichertes Zwischenlager für die gescannten, zur späteren Vernichtung vorgesehenen Dokumente bereitstellen. Das Zwischenlager muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: Zutrittskontrolle: Zugang ausschließlich für autorisiertes Personal; Dokumentation der Zutritte. Blick- und Zugriffsschutz: Lagerung in verschlossenen, manipulationssicheren Behältern oder in einem abgeschlossenen, nicht einsehbaren Raum. Technische Sicherungsmaßnahmen: Das Zwischenlager muss über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen (z. B. Alarmanlage, Videoüberwachung oder gleichwertige Maßnahmen). Schutz vor Verlust und Beschädigung: Das Zwischenlager muss gegen Feuer, Wasser, unbefugten Zugriff und sonstige Gefährdungen abgesichert sein. Kriterium 11: Der Bieter muss die datenschutzgerechte und protokollierte Vernichtung der Papierunterlagen nach den Anforderungen der DIN 66399, mindestens Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3 gewährleisten. Hinweis: Im Rahmen des Vergabeverfahrens dürfen eingereichte Referenzen nicht korrigiert werden, wenn sie nicht den festgelegten Anforderungen entsprechen. Es wird dringend empfohlen, die im Präqualifizierungsverzeichnis hinterlegten Referenzen sorgfältig mit den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Vergabeverfahrens abzugleichen. Nur vollständige und zutreffende Referenzen können bei der Bewertung berücksichtigt werden. Angebote sind ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz abzugeben: https://www.vmp-rheinland.de Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren: Keine Bieteröffentlichkeit zugelassen