Gegenstand des Auftrags ist die Konzeption, Realisierung und Einführung einer neuen eRecruiting-Lösung auf Basis von SAP SuccessFactors für die Kantonspolizei Bern mit geplanter Produktivsetzung im Sommer 2028. Die Verwaltung des Kantons Bern setzt für die Digitalisierung ihrer Personalprozesse SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) und SAP SuccessFactors als Bestandteile der gesamtstaatlichen SAP-Architektur (SAP KTBE) ein. Mit SAP SuccessFactors Learning (LMS) ist bereits eine SuccessFactors-Komponente produktiv in diese Systemlandschaft integriert. Die eRecruiting-Lösung der Kantonspolizei erweitert diese bestehende HCM-/SuccessFactors-Landschaft und ist insbesondere in die vorhandenen Personal- und Organisationsdaten, Integrationen sowie Identitäts- und Berechtigungskonzepte, Betriebs- und Governancevorgaben einzubetten. Das CCoE SAP KTBE verantwortet die Einbettung in die gesamtstaatliche SAP-Architektur und tritt gegenüber dem Implementierungspartner als Auftraggeber auf. Der Auftrag umfasst die Konzeption, Realisierung, Integration und Einführung der Lösung. Das Vorhaben startet 2026 und soll mit der Produktivsetzung im Sommer 2028 abgeschlossen werden.

smahrt consulting AG – Dorfstrasse 51, 8105 Regensdorf – CHF 535000.00 (MWST: full)

Im Rahmen des gesamtstaatlichen ERP-Programms hat der Kanton Bern die Konzeption, Realisierung und Einführung von SAP HCM for SAP S/4HANA (H4S4) sowie der dazugehörigen SAP-SuccessFactors-Komponenten durch den Zuschlagsempfänger vornehmen lassen. Mit SAP SuccessFactors Learning (LMS) ist bereits eine SuccessFactors-Komponente produktiv in die kantonale HR-Systemlandschaft integriert. Die freihändige Vergabe stützt sich auf Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB (BSG 731.2-1). Der Zuschlagsempfänger verfügt aufgrund der bisherigen Implementierung über vertiefte Kenntnisse der kantonsspezifischen HCM-/SuccessFactors-Architektur, ihrer Konfigurationen, Integrationen und technischen Abhängigkeiten. Die Einführung von eRecruiting stellt eine Erweiterung dieser bestehenden Lösungsarchitektur dar. Bei Beauftragung eines neuen Implementierungspartners ist unter Berücksichtigung des erforderlichen Vergabe-, Onboarding-, Wissenstransfer- und Einarbeitungsaufwands mit einer mehrmonatigen Verzögerung der Projektarbeiten zu rechnen. Für den notwendigen Wissensaufbau und die Einarbeitung des neuen Projektteams wird zudem ein Mehraufwand zwischen 40 bis 50 PT geschätzt. Daraus ergeben sich voraussichtliche Mehrkosten in der Grössenordnung von rund 20 % des Auftragsvolumens. Neben diesen Zusatzaufwänden würde insbesondere eine Aufteilung der Konzeptions-/ und Implementierungsverantwortung auf unterschiedliche Anbieter ein wesentliches technisches und organisatorisches Governance-Risiko schaffen. Die bestehende HCM-/SuccessFactors-Landschaft und die neu einzuführende eRecruiting-Lösung weisen gemeinsame technische und organisatorische Abhängigkeiten auf. Eine gespaltene Verantwortung würde zusätzliche Abgrenzungs-, Koordinations- und Eskalationsschnittstellen schaffen und die eindeutige End-to-End-Verantwortung für Architektur, Integration und Umsetzung sowie die Verantwortungszuordnung bei Integrationsproblemen und notwendigen Anpassungen wesentlich erschweren. Das Vorhaben läuft voraussichtlich bis Mitte 2028 und überlappt zeitlich mit der geplanten Ausschreibung der IT-Dienstleistungen 2027–2030. Diese Ausschreibung betrifft die zukünftige Vergabe der entsprechenden IT-Dienstleistungen und wird durch den vorliegenden, sachlich abgegrenzten Implementierungsauftrag nicht präjudiziert. Für das eRecruiting-Vorhaben steht die Sicherstellung einer durchgängigen Implementierungs- und Integrationsverantwortung innerhalb der bestehenden HCM-/SuccessFactors-Architektur im Vordergrund. Ein Wechsel des Implementierungspartners würde somit für diese konkrete Erweiterung erhebliche technische und organisatorische Schwierigkeiten sowie zusätzliche Aufwände und Mehrkosten verursachen. Die Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. e IVöB sind damit erfüllt.

Dieser Entscheid zur freihändigen Vergabe kann innert 20 Tagen seit der Publikation mit Beschwerde bei der Finanzdirektion des Kantons Bern, Münsterplatz 12, 3011 Bern angefochten werden. Eine allfällige Beschwerde muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Diese Publikation und greifbare Beweismittel sind beizulegen.