Przedmiotem zamówienia jest System zarządzania finansami placówek oświatowych nadzorowanych przez Miasto Łódź. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do Zaproszenia do negocjacji (Opis przedmiotu zamówienia) oraz w Załączniku nr 3 do Zaproszenia do negocjacji (Wzór umowy). Celem realizacji Zamówienia jest zapewnienie ciągłości działania Systemu wykorzystywanego przez Zamawiającego oraz jego dalszego rozwoju, w szczególności w zakresie dostosowywania Systemu do potrzeb organizacyjnych oraz zmian przepisów prawa.

cd. Uzasadnienia zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Kontynuacja korzystania z obecnie eksploatowanego Systemu pozwala uniknąć ponoszenia kosztów jego zastąpienia, obejmujących wdrożenie, szkolenia oraz migrację danych, uwzględnionych w cenie wariantu nowego systemu. Porównanie przemawia za ekonomiczną zasadnością kontynuacji spośród wariantów przedstawionych przez Wykonawcę. Stanowi ono argument uzupełniający uzasadnienie zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, a nie samodzielną podstawę wyboru tego trybu. Powyższe oznacza, że wdrożenie nowego systemu może generować dodatkowe koszty inwestycyjne oraz ryzyka techniczne i organizacyjne. Przy ocenie proponowanego trybu udzielenia zamówienia uwzględniono następujące uwarunkowania: 1. obecnie eksploatowany System VULCAN jest udostępniany w modelu SaaS, a jego infrastruktura techniczna i oprogramowanie aplikacyjne są utrzymywane przez Wykonawcę, 2. dostęp do kodów źródłowych oraz możliwość modyfikacji obecnie eksploatowanego systemu pozostają po stronie VULCAN sp. z o.o., 3. wykonanie czynności utrzymaniowych i rozwojowych wymagających ingerencji w oprogramowanie lub środowisko aplikacyjne SaaS wymaga odpowiedniego dostępu technicznego oraz uprawnień do dokonywania takich zmian, którymi Zamawiający nie dysponuje i których nie może przekazać innemu wykonawcy, 4. zgodnie z oświadczeniem z 10 września 2026 r. VULCAN sp. z o.o. jest jedynym dostawcą wymienionego w nim oprogramowania i dysponentem jego kodów źródłowych oraz posiada wyłączne prawa do jego modyfikacji, aktualizacji i świadczenia wsparcia technicznego, 5. wdrożenie nowego systemu stanowi rozwiązanie zastępcze technicznie możliwe, 6. zakres zamówienia obejmuje czynności utrzymaniowe i rozwojowe wykonywane w oprogramowaniu oraz środowisku Systemu VULCAN, w tym zmiany mechanizmów integracyjnych działających po jego stronie; korzystanie z udostępnionych funkcjonalności, interfejsów i eksportów danych nie zapewnia dostępu niezbędnego do modyfikowania kodu Systemu ani wdrażania jego aktualizacji, 7. w przeprowadzonym rozeznaniu rynku ITcell sp. z o.o. wskazała brak pełnego pokrycia wymagań Zamawiającego przez oferowane rozwiązania, informując jednocześnie o możliwości ich integracji z systemami innych producentów; VULCAN sp. z o.o. przedstawiła wyceny wdrożenia systemu oraz utrzymania obecnego środowiska i odmówiła wyceny wariantów obejmujących przekazanie kodów źródłowych, 8. Zamawiający podejmował działania zmierzające do ograniczenia zależności od dotychczasowego dostawcy, obejmujące przygotowanie wymagań dla rozwiązania zastępczego, dwukrotne rozeznanie rynku w 2023 r. oraz próbę pozyskania szerszych praw umożliwiających utrzymanie oprogramowania przez inne podmioty; w 2026 r. ponownie przeprowadzono rozeznanie rynku i porównano warianty kontynuacji oraz zastąpienia obecnego Systemu. Obecnie z Systemu korzysta 309 jednostek, a uprawnienia licencyjne nie ograniczają liczby użytkowników. Zastąpienie Systemu wymagałoby przygotowania i skoordynowania przejścia dla wszystkich obsługiwanych jednostek, z zachowaniem ciągłości realizowanych przez nie procesów. Zakres prac obejmowałby migrację danych, weryfikację ich kompletności i poprawności, odtworzenie uprawnień użytkowników, konfigurację procesów oraz sprawdzenie działania wymaganych mechanizmów wymiany danych. Szczególne znaczenie miałoby zachowanie zgodności danych finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych, budżetowych i sprawozdawczych oraz ich powiązań. Przy obsłudze 309 jednostek przygotowanie migracji i odbiór jej rezultatów wymagałyby udziału zarówno osób koordynujących proces po stronie Miasta, jak i właściwych pracowników jednostek. Wdrożenie rozwiązania zastępczego wiązałoby się z następującymi ryzykami i obciążeniami organizacyjnymi: • dodatkowe obciążenie organizacyjne związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem migracji danych dla 309 jednostek, obejmujące uzgodnienie zakresu przenoszonych informacji oraz weryfikację wyników migracji przez pracowników znających obsługiwane procesy; • ryzyko zakłócenia bieżącej obsługi jednostek podczas przejścia między systemami, w szczególności w zakresie naliczania wynagrodzeń, księgowania dokumentów, rozliczeń podatkowych oraz sporządzania sprawozdań; • ryzyko nieprawidłowego odwzorowania danych historycznych, słowników i powiązań pomiędzy danymi podczas migracji, wymagające sprawdzenia kompletności przeniesionych informacji oraz zgodności sald, rozrachunków i danych kadrowo-płacowych; • konieczność skonfigurowania i przetestowania mechanizmów wymiany danych z systemami zewnętrznymi oraz zweryfikowania poprawności przekazywania danych, obsługi statusów i identyfikacji błędów; • konieczność zaangażowania pracowników jednostek w szkolenia, testy i przygotowanie do pracy w nowym systemie, przy równoczesnym wykonywaniu bieżących obowiązków; • ryzyko błędów użytkowników w początkowym okresie pracy w nowym systemie, związane ze zmianą sposobu obsługi procesów, wymagające dodatkowego wsparcia oraz weryfikacji wykonywanych operacji. Przedstawione porównanie wariantów oraz opis uwarunkowań technicznych i organizacyjnych przemawiają za kontynuacją korzystania z obecnie eksploatowanego Systemu. Jego zastąpienie wiązałoby się z dodatkowymi wydatkami oraz zaangażowaniem jednostek w proces przejścia, podczas gdy kontynuacja pozwala zachować ciągłość obsługi w dotychczasowym środowisku. Są to okoliczności wspierające wybór rozwiązania odpowiadającego potrzebom Zamawiającego. Obecny zakres wykorzystania oprogramowania VULCAN ukształtował się w wyniku zakupów poszczególnych modułów dokonywanych przez różne jednostki organizacyjne Miasta, stosownie do ich potrzeb oraz realizowanych projektów informatycznych. Zgodnie z opisem stanu istniejącego w 2023 r. oprogramowanie tego producenta było wówczas wykorzystywane od kilkunastu lat, a jednostki nie posiadały jego kodów źródłowych. W związku z finalizowaniem projektu utworzenia Centrum Usług Wspólnych Oświaty podjęto działania mające na celu uporządkowanie obsługi informatycznej procesów finansowych, księgowych, budżetowych i kadrowych. Przeprowadzone w 2023 r. postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki zakończyło się zawarciem trzyletniej umowy obowiązującej do 31 grudnia 2026 r. Przygotowywane obecnie zamówienie obejmuje świadczenie usług przez kolejne 48 miesięcy, począwszy od 1 stycznia 2027 r. Przygotowując w 2026 r. zamówienie na zapewnienie dalszego korzystania z Systemu po wygaśnięciu obecnej umowy w dniu 31 grudnia 2026 r., Zamawiający ponownie przeprowadził rozeznanie rynku oraz rozpatrzył możliwość zastąpienia eksploatowanego rozwiązania nowym systemem. Porównano przedstawione przez VULCAN sp. z o.o. warianty obejmujące jednakowy, 48-miesięczny okres świadczenia usług, z uwzględnieniem wdrożenia, szkoleń i migracji danych w wariancie nowego systemu. Obecne działania stanowią kontynuację prób ograniczenia zależności od dostawcy podejmowanych już w 2023 r. Wówczas Zamawiający opracował wymagania dla nowego rozwiązania, dwukrotnie skierował zapytania o wycenę do wiodących dostawców tego rodzaju oprogramowania oraz podjął próbę pozyskania autorskich praw majątkowych umożliwiających powierzenie utrzymania innym podmiotom. Odpowiedzi udzieliła wyłącznie VULCAN sp. z o.o., wskazując brak możliwości przekazania kodów źródłowych oraz stworzenia odpowiadającego oferowanemu rozwiązaniu systemu dedykowanego z przekazaniem takich kodów. Podejmowane przez Zamawiającego działania obejmowały zatem zarówno poszukiwanie rozwiązania zastępczego, jak i próbę uzyskania uprawnień pozwalających na zmianę wykonawcy usług utrzymaniowych. Kontynuacja korzystania z Systemu jest rozpatrywana w obecnym postępowaniu z uwzględnieniem wyników tych działań oraz aktualnego rozeznania rynku. Mając na uwadze przedstawione uwarunkowania techniczne, zakres uprawnień niezbędnych do ingerencji w obecnie eksploatowany System oraz wyniki przeprowadzonego rozeznania rynku, Zamawiający wskazuje zamówienie z wolnej ręki jako proponowany tryb udzielenia zamówienia na dalsze udostępnianie, utrzymanie, wsparcie techniczne i rozwój Systemu VULCAN. Za kontynuacją korzystania z rozwiązania przemawiają również opisane okoliczności ekonomiczne i organizacyjne oraz potrzeba zapewnienia ciągłości obsługi jednostek oświatowych. Wykonawca zaproszony do Negocjacji: Vulcan Sp. z o.o. ul. Wołowska 6 51-116 Wrocław 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 5.1 Zamówienie należy zrealizować w terminie: od 01.01.2027 r. do 31.12.2030 r. (48 miesięcy)