Vorbereitung und Durchführung der Entgeltabrechnung sowie sozialversicherungs- und steuerrechtliche Betreuung im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Auslandsentsendungen und Ortskräften in den USA, Spanien und Marokko

Frankfurt am Main, 60320, Frankfurt am Main, Germany

Der Hessische Rundfunk (hr) ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts. Der hr beabsichtigt, den Vertrag als Grundlage für die Leistungserbringung, deren Anforderungen sich aus den Vergabeunterlagen- insbes. der Leistungsbeschreibung- ergeben, für eine Laufzeit von maximal 4 Jahren abzuschließen, dabei ist die Grundlaufzeit 2 Jahre. Der Vertragsbeginn ist der 01.01.2027. Der Vertrag beinhaltet die Beschaffung von Dienstleistungen zur steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und payrollbezogenen Betreuung von Auslandsentsendungen und Ortskräften. Der Auftrag umfasst Elemente der Entgeltabrechung, von Steuererklärungen, von Sozialversicherungsleistungen, die Kommunikation mit in- und ausländischen Behörden sowie die datenschutzkonforme Bearbeitung. Leistungen sind für die Entsendeländer USA, Marokko und Spanien sowie Deutschland zu erbringen. Die Betreuung der Entsendungen und Ortskräfte erfordert eine einheitliche steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und organisatorische Gesamtbewertung. Ein zentraler Ansprechpartner stellt eine einheitliche Steuerung, die Umsetzung einheitlicher Qualitäts-, Prozess- und Datenschutzstandards sicher. Das Ende der Frist zur Abgabe der Bieterfragen endet am 01.10.2026 um 10 Uhr.

Das Auftragsvolumen umfasst aktuell 6 Auslandsentsendungen. Im Jahr 2027 wird es sich um 1 Ortskraft erweitern und kann sich während der Vertragslaufzeit verändern. Die Leistungen sind für die Länder USA, Spanien und Marokko und Deutschland für die für das jeweilige Land angegebene Zielgruppe (Auslandsentsendungen und Ortskräfte) zu erbringen. Die Vertragslaufzeit beginnt ab dem 01.01.2027, Grundlaufzeit 2 Jahre mit der Option der zweimaligen Verlängerung. Er verlängert sich jeweils um 1 Jahr, sofern der Vertrag nicht vom Auftraggeber mit einer Frist von sechs Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.12.2030, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. 1. Steuerung und Koordination der Leistungserbringung der Provider und ggf. der beauftragten Kooperationspartner im Ausland bzw. Entsendungsland inklusive Sicherstellung der festgelegten Qualitäts- und Servicestandards 2. Beratungsgespräch mit dem zu entsendenden Mitarbeitenden oder der ausgewählten Ortskraft, Sachverhaltsklärung zur persönlichen Einkommenssituation, Sozialversicherung, Steuern, Grundgehalt, Kinder 3. Abstimmung Finanzamt: Beantragung der erforderlichen ausländischen Steuernummern sowie weiterer Genehmigungen/Anträge/Meldungen bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland (insbesondere Freistellungserklärung gemäß DBA/Kassenstaatsprinzip), Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen 4. Abstimmung Sozialversicherungsträger: Beantragung der erforderlichen ausländischen Sozialversicherungsnummer sowie weiterer Genehmigungen/Anträge und Bescheinigungen über die Anwendung deutscher Rechtsvorschriften der sozialen Sicherheit (Certificates of Coverage/A1 Bescheinigung) und ggf. Antragstellung zur Umstellung der Krankenversicherung in eine Anwartschaftsversicherung bei den zuständigen Stellen im In- und Ausland, Nachverfolgung der Vorgänge und Klärung offener Fragen 5. Ermittlung des monatlichen Steuerbetrages im Ausland bzw. Entsendungsland unter Beachtung des Kassenstaatsprinzips, Abführen der Steuerzahlungen inklusive aller Nachweispflichten 6. Ermittlung des monatlichen Sozialversicherungs-Beitrages im Ausland bzw. Entsendungsland, Abführen der Sozialversicherungsbeiträge inklusive aller Nachweispflichten. 7. Payroll einrichten: Aufnahme neuer Mitarbeitender 8. Payroll abschließen: Abschluss ausscheidender Mitarbeitender 9. Abrechnung und Ermittlung des monatlichen Auszahlungsbetrages entsprechend der länderspezifischen Regelungen, Erstellen und Versenden der Vergütungsmitteilungen an die Ortskraft 10. Erstellen der Steuererklärung im Entsendungsjahr im Entsendungsland und in Deutschland für die Entsendungstätigkeit. Weiterleitung der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 11. Erstellen der Steuererklärung im Jahr der Rückkehr im Entsendungsland und für die Entsendungstätigkeit inklusive Deregistrierung. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 12. Erstellen der Steuererklärung in allen Entsendungsjahren im Entsendungsland für die Entsendungstätigkeit in den USA. Weiterleiten der Steuererklärung an die zuständige Stelle, Nachverfolgung der Vorgänge inklusive der Überprüfung des Bescheides sowie ggf. Einleiten von Widersprüchen 13. Verarbeitung der Reisedaten, auch wenn diese nicht unmittelbar über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden. Der Auftragnehmer nimmt die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung der nach der jeweils geltenden hr-Reiseordnung auszuzahlenden Reisekosten in Deutschland an die Auslandsentsandten vor (Spanien, Marokko und USA). System Hessischer Rundfunk: Reiseportal Cytric Reisen (Hotel/Bahn/Flug) können über das Reiseportal Cytric, sowohl über die Online-Plattform der ARD als auch über die Cytric Mobile App gebucht und inklusive Verpflegungsmehraufwendungen abgerechnet werden. Die App "Cytric Mobil" ermöglicht es Reisenden zudem, bequem von unterwegs Reisemittel zu buchen, abzurechnen und zu stornieren. Die App wird von den Nutzenden für Android- und IOS-Geräte aus dem Google-PlayShop oder aus dem Apple-App-Store heruntergeladen und auf mobilen Geräten installiert. 14. Monatliche Übermittlung vergütungsrelevanter Daten, Lohnkonten, Vergütungsnachweise und Kontenabgleiche in standardisierter, datenschutzrechtlich gesicherter Form mit elektronischer Auswertungsmöglichkeit 15. Erstellung der notwendigen Meldungen und Formulare für die Berufsgenossenschaft/Haftpflicht und evtl. anderer ausländischer Behörden und Zulieferung an den Auftraggeber 16. Antragstellung auf Versicherungspflicht in der Rentenversicherung bei Bedarf 17. Abstimmung mit einem ortsansässigen Provider im Entsendeland zum Datenzugriff sowie steuer- und sozialrechtlichen Fragen und Meldungen 18. Anstaltsspezifische Beratung und Klärung von speziellen Fragen, die nicht in der Leistungsbeschreibung abgedeckt sind. Es erfolgt eine vorherige Abklärung des normalen oder erhöhten Schwierigkeitsgrades/Aufwandes. Die Abrechnung erfolgt je angefangene Viertelstunde.

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