De Universiteit Leiden huurt voor een aantal regelmatig terugkerende evenementen als ook incidentele evenementen audiovisuele middelen en personele ondersteuning in. Gezien het verschil in afbreukrisico en budget zal deze aanbesteding in 2 percelen worden opgedeeld. Perceel A en Perceel B. Inschrijver kan ervoor kiezen om op beide percelen in te schrijven, maar ook kan er op 1 deel worden ingeschreven. Dit dient duidelijk te worden aangegeven bij indiening van de inschrijving. Perceel A De evenementen waar het hierbij om gaat zijn gezichtsbepalend voor de universiteit. Aan de kwaliteit van de voor deze bijeenkomsten geleverde diensten wordt dan ook geen concessie gedaan. Voor het kwaliteitsniveau van de ingehuurde apparatuur die de universiteit verlangt is ter indicatie een merkenlijst toegevoegd. Het UFB begeleidt de evenementen als verantwoordelijke opdrachtgever, maar laat de uitvoering over aan professionele derden. Bovengenoemde evenementen kennen een groot afbreukrisico. Correcte uitvoering van de opdracht is van groot belang. Het betreft in dit perceel A het verhuren, plaatsen van audiovisuele apparatuur en het leveren van personele inzet t.b.v. de “Opening Academisch jaar” (in september) en de “Dies Natalis” (in februari). Beiden worden jaarlijks gehouden in de Pieterskerk te Leiden. Perceel B Kortgezegd omvat dit deel alle andere evenementen niet zijnde de Opening Academisch Jaar en Dies Natalis uit perceel A. Binnen dit perceel B zien we enkele jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de Bachelor en Master Open Dagen en Diversity & Inclusion Symposium. Daarnaast zijn er diverse andere evenementen van verschillende inhoud en vorm. Binnen deze groep is rekening te houden met vastgestelde budgetten van Opdrachtgever. Het is zeer belangrijk dat Opdrachtnemer zich flexibel opstelt, en oplossingsgericht meedenkt binnen de beschikbare financiële ruimte.