De doelstelling van deze Marktconsultatie is het voorbereiden op een aanbesteding waarmee we één opdrachtnemer selecteren en contracteren voor een Document Management Systeem (DMS) dat de organisatie faciliteert in het efficiënt, veilig en duurzaam beheren van digitale documenten en informatieobjecten. De oplossing dient bij te dragen aan het verbeteren van de informatiehuishouding, het voldoen aan relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet, AVG en BIO), en het ondersteunen van medewerkers in dagelijks documentbeheer. Het beoogde DMS vormt nadrukkelijk géén onderdeel van, en vervangt niet, een zaaksysteem; het richt zich uitsluitend op documentbeheer, metadata, versiebeheer, toegangsrechten en archivering (zie inleiding). Daarnaast wordt van de leverancier verwacht dat deze ondersteuning biedt bij implementatie, gebruikersinstructie en beheer. Middels deze marktconsultatie willen wij bepalen wat de markt te bieden heeft m.b.t. een Document Management Systemen. Wij vragen u middels een presentatie onderstaande casussen uit te werken in uw software, zodat wij kunnen zien wat de mogelijkheden zijn en in hoeverre dit voor onze doelstellingen van toepassing is. Dit om e.e.a. terug te laten komen in de daarna te maken aanbesteding. De toekomstige aanbesteding heeft betrekking op de selectie van één leverancier die verantwoordelijk is voor de levering, implementatie, ondersteuning en doorontwikkeling van een Document Management Systeem voor de gehele gemeentelijke organisatie van Edam-Volendam. De scope omvat, zoals bovenstaand ook is aangegeven: • Levering van een Document Management Systeem (DMS) inclusief benodigde licenties. • Implementatie van het DMS, inclusief inrichting, configuratie en migratie van bestaande documenten waar relevant. • Ondersteuning voor documentregistratie, versiebeheer, metadata, classificatie, zoekfunctionaliteit en autorisatie. • Functionaliteit voor digitaal archiveren conform wet- en regelgeving, inclusief bewaartermijnen en vernietigingsprocessen. • Koppelmogelijkheden met bestaande applicaties via standaarden zoals API’s of koppelpuntdiensten (zonder dat koppelingen leiden tot een geïntegreerd zaaksysteem). • Opleiding, kennisoverdracht en documentatie voor eindgebruikers en beheerders. • Onderhoud, beheer en support gedurende de contractperiode. Om de continuïteit binnen de organisatie te waarborgen, is het essentieel om verbindingen te kunnen leggen met diverse systemen. Op basis van onze interne standaarden rondom informatiebeveiliging publiceren wij niet publiekelijk de applicaties in ons applicatielandschap. Het is mogelijk om na inschrijving op de marktconsultatie een architectuurplaat te ontvangen.

De gemeente Edam-Volendam wil haar processen en documenten zo efficiënt en effectief mogelijk beheren en onderhouden, waarbij het consulteren van bestaande documenten en processen van groot belang is. Wij willen binnen onze organisatie een systeem introduceren dat zorg draagt voor soepele processen, waarbij documenten middels de meest efficiënte methode snel en effectief opvraagbaar zijn. Het systeem moet bijdragen aan betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners, en zorgen voor grip op alle procesmatige verplichtingen.