Met deze marktconsultatie, waarna aanbesteding volgt beoogt de gemeente een leverancier te selecteren die een passende softwareoplossing levert én ondersteuning biedt bij de implementatie, inrichting, training en het beheer van het systeem. Het uiteindelijke doel is het versterken van de interne beheersing, het verbeteren van de samenwerking binnen de organisatie, met leveranciers en het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners en partners, waarbij onderstaande items en een geïntegreerd systeem moeten zitten: • Alle documenten en processen en bijbehorende informatie centraal ontsluit; • Inzicht biedt via dashboards en rapportages; • Aansluit op bestaande systemen zoals hieronder aangegeven in hoofdstuk 5; • Ondersteuning biedt bij het inrichten van rollen, workflows en verantwoordelijkheden en escalatieprocedures. • Geschikt zijn voor het beheren van documenten en processen binnen alle gemeentelijke domeinen. Daarnaast wordt van de leverancier verwacht dat deze ondersteuning biedt bij implementatie, gebruikersinstructie en beheer. Middels deze marktconsultatie willen wij bepalen wat de markt te bieden heeft m.b.t. Zaak- en Document Management Systemen. Wij vragen u middels een presentatie onderstaande casussen uit te werken in uw software, zodat wij kunnen zien wat de mogelijkheden zijn en in hoeverre dit voor onze doelstellingen van toepassing is. Dit om e.e.a. terug te laten komen in de daarna te maken aanbesteding. De toekomstige aanbesteding heeft betrekking op de selectie van één leverancier die verantwoordelijk is voor de levering, implementatie, ondersteuning en doorontwikkeling van een Zaak-/Document Management Systeem voor de gehele gemeentelijke organisatie van Edam-Volendam. De scope omvat, zoals bovenstaand ook is aangegeven: • Implementatie van een gebruiksvriendelijk, veilig en schaalbaar Zaak-/Document Management Systeem; • Ondersteuning bij het opstellen van workflows, rollen en rechten; • Inrichting van signaleringen, dashboards en rapportages; • Importeren van Documenten en processen uit huidige systeem en decentrale opslaglocaties; • Training en adoptie; • Beheer, onderhoud en support; Om de continuïteit binnen de organisatie te waarborgen, is het essentieel om verbindingen te kunnen leggen met diverse systemen. Op basis van onze interne standaarden rondom informatiebeveiliging publiceren wij niet publiekelijk de applicaties in ons applicatielandschap. Het is mogelijk om na inschrijving op de marktconsultatie een architectuurplaat te ontvangen. Het huidige geïntegreerde landschap omvat de volgende componenten: • Een gegevensmakelaar voor het ophalen van basisgegevens. • Een sjabloongenerator die koppelt met het zaaksysteem. • Een applicatie voor grafadministratie die koppelt met het zaaksysteem. • Een applicatie voor het maken van formulieren die koppelt met het zaaksysteem. • Een besluitvorming applicatie die koppelt met het zaaksysteem. • Een applicatie voor het vastleggen van klantcontact die koppelt met het zaaksysteem.

De gemeente Edam-Volendam wil haar processen en documenten zo efficiënt en effectief mogelijk beheren en onderhouden, waarbij het consulteren van bestaande documenten en processen van groot belang is. Wij willen binnen onze organisatie een systeem introduceren dat zorg draagt voor soepele processen, waarbij documenten middels de meest efficiënte methode snel en effectief opvraagbaar zijn. Het systeem moet bijdragen aan betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners, en zorgen voor grip op alle procesmatige verplichtingen.