Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti.Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Markkinakartoituksen tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. TIIVISTELMÄ HANKINNAN KUVAUKSESTA Hankinnan kohteena on Rauman kaupungin taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuden uudistaminen. Voimaan tulevien hankintalain sidosyksikkösääntelyn muutosten vuoksi kaupungin on tarpeen valmistella taloushallinnon järjestelmän kilpailuttamista. Kaupungin alustavana tavoitteena on, että uusi ratkaisu olisi tuotantokäytössä 1.1.2028 alkaen. Nykyinen toimintamalli sisältää runsaasti manuaalisia työvaiheita erityisesti tarkistusten, kontrollien ja korjausten osalta. Tämä heikentää prosessien tehokkuutta, lisää virheiden riskiä ja vaikeuttaa toiminnan läpinäkyvää dokumentointia. Hankinnan tavoitteena on löytää taloushallinnon kokonaisuutta tukeva, ensisijaisesti SaaS-pohjainen ratkaisu, joka parantaa prosessien luotettavuutta, käytettävyyttä, tehokkuutta, hallittavuutta ja tietoturvaa sekä vähentää manuaalisen työn tarvetta. Tavoiteltavan ratkaisun tulee tukea kuntaorganisaation taloushallinnon keskeisiä prosesseja, kuten kirjanpitoa, ostolaskujen käsittelyä, myyntilaskutusta, maksuliikennettä, raportointia, taloussuunnittelua, sisäistä laskentaa ja viranomaisraportointia. Ratkaisun tulee olla integroitavissa kaupungin muuhun järjestelmäympäristöön, tukea tietojen luotettavaa siirtoa nykyisistä järjestelmistä sekä mahdollistaa hallittu ja tarvittaessa vaiheittainen käyttöönotto. Hankinnan kohteeseen voi kuulua myös palkkahallintojärjestelmä osana kokonaisuutta. Asiakas selvittää tätä mahdollisuutta markkinakartoituksessa. Tässä vaiheessa sisällyttäminen on vasta alustavassa harkinnassa, minkä vuoksi tietopyynnön aineistossa ja kysymyksissä on palkkahallinnon osalta esitetty vain yleisluonteisia kysymyksiä. Niiden tarkoituksena on arvioida toimittajien yleistä kyvykkyyttä toimittaa taloushallintojärjestelmän lisäksi myös palkkahallintojärjestelmä sekä kartoittaa, mitä hyötyjä palkkahallinnon järjestelmän hankkimisesta yhdessä taloushallintojärjestelmän kanssa voisi asiakkaalle tuoda. Hankinnan lopullinen sisältö, rajaus, toteutusmalli ja aikataulu täsmentyvät hankinnan valmistelun ja markkinakartoituksen perusteella. Markkinakartoituksessa selvitetään muun muassa markkinoilla olevia ratkaisuvaihtoehtoja, toteutusmalleja, integraatioita, migraatiota, käyttöönoton aikataulua, kustannusrakennetta ja ratkaisuissa hyödynnettäviä automaatio- ja raportointikyvykkyyksiä. Tarkempi kuvaus hankinnan alustavasta sisällöstä, tavoitteista ja markkinakartoituksessa selvitettävistä teemoista on esitetty hankintailmoituksen liitteessä.

MARKKINAKARTOITUKSEN TAVOITTEET Osana valmistelua hankintayksikkö toteuttaa markkinakartoituksen, joka perustuu julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten lain (1397/2016) 65 §:ään. Markkinakartoituksen tavoitteena on tiedottaa toimittajille tulevan hankinnan suunnitelmista ja vaatimuksista. Hankintayksikön tavoitteena on käydä vuoropuhelua toimittajien kanssa, jotta hankinta voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti ja tarjouspyyntö on selkeä sekä mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten jättämisen. Markkinakartoitus toteutetaan siten, että ensimmäisessä vaiheessa hankintayksikkö pyytää toimittajia ilmoittautumaan mukaan markkinakartoitukseen. Samalla hankintayksikkö pyytää toimittajia vastaamaan tietopyynnön liitteenä oleviin kysymyksiin. Kysymyksiin voi liittyä pyyntöjä toimittaa myös ennakkomateriaalia. Markkinakartoitusta on tarkoitus jatkaa mukaan ilmoittautuneiden toimittajien kanssa. Mikäli hankintyksikkö katsoo tarpeelliseksi keskustella toimittajien kanssa suullisesti, tapaamisen järjestetään etäyhteydellä (esim. Teams). Tämän tietopyynnön liitteenä ovat hankintayksikön tiedot nykytilasta sekä tarpeistaan sekä toiveistaan. Pyydämme teitä perehtymään materiaaliin huolellisesti ja vastaamaan liitteessä "Kysymys-vastauslomake toimittajille" esitettyihin kysymyksiin. Vastauksianne hyödynnetään hankinnan valmistelussa sekä tarjouspyynnön ja sen liitteiden viimeistelyssä. Kaikki vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei jaeta muille toimittajille ilman kirjallista suostumusta tiedon luovuttamiseen, kuten suostumuksessa on määritelty. MARKKINAKARTOITUKSEN PROSESSI Markkinakartoitus on tarkoitus toteuttaa seuraavasti: 1. Hankintayksikkö pyytää toimittajia ilmoittautumaan sekä vastaamaan kysymyksiin. 2. Toimittajat lähettävät vastauksensa sekä kommenttinsa hankintayksikölle määräaikaan mennessä. 3. Hankintayksikkö jatkaa markkinakartoitusta ilmoitteutuneiden toimittajien kanssa. Markkinavuoropuheluiden toteutuksen tapa sekä kesto tarkentuu hankinnan valmistelun aikana. 4. Hankintayksikkö päättää markkinakartoituksen julkaisemalla hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön liitteineen. Markkinavuoropuhelun kieli on suomi. ALUSTAVA AIKATAULU - Markkinakartoituksen toteutus: 5-9/2026 siten, että 26.6. - 10.8.2026 välisenä aikana ei käydä keskusteluja. - Tarjouspyynnön viimeistely ja tarjouskilpailun käynnistäminen ja hankintailmoituksen julkaisu: 9/2026. - Tarjousten jättämisen määräaika: 9-10/2026 - Hankintapäätös ja sopimuksen allekirjoitus 11-12/2026 Mahdollisen tarjouskilpailun tarkempi aikataulu täsmentyy hankintailmoituksen julkaisuhetkellä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kommentteja aikataulusta osana markkinakartoitusta. OSALLISTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN Toimittajan, joka on kiinnostunut osallistumaan markkinakartoitukseen, tulee ilmoittaa osallistumisensa toimittajaportaalissa (Tarjouspalvelu). Ilmoituksen yhteydessä toimittajan tulee ilmoittaa omat tietonsa (esim. liikesalaisuudet) myöhemmin annettavien ohjeiden mukaisesti. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei sido potentiaalista toimittajaa eikä ole edellytys osallistumiselle varsinaiseen tarjouskilpailuun myöhemmin. Markkinakartoitukseen vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta potentiaalisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.