Het doel van deze marktconsultatie is het verkrijgen van inzicht in de mogelijkheden die de markt te bieden heeft op het gebied van digitale sleutelkluizen /elektronische sleutelkasten/geautomatiseerd sleutelbeheer. De gemeente Venlo beschikt over meerdere ambtelijke locaties met uiteenlopende beveiligings- en toegangsvoorzieningen. Veel deuren zijn, naast het geautomatiseerde toegangssysteem, voorzien van cilinders, waardoor er een grote hoeveelheid sleutels in omloop is. Niet iedere medewerker heeft toegang tot alle ruimtes; sleutels worden uitsluitend verstrekt op basis van toegekende autorisaties. Facility Management beheert deze autorisaties en is verantwoordelijk voor de uitgifte en inname van sleutels. Een deel van de sleutels is permanent toegewezen aan medewerkers op basis van hun functie of rol, terwijl andere sleutels tijdelijk worden uitgegeven voor specifieke werkzaamheden of reserveringen. Voor dit beheer beschikt Facility Management over een voorraad sleutels, inclusief reserves, die momenteel zijn opgeslagen in eenvoudige sleutelkluizen. Naast gebouwtoegang worden ook dienstfietsen en deelauto’s ter beschikking gesteld aan medewerkers. Ook hiervoor is een gecontroleerde uitgifte en inname van sleutels noodzakelijk. De uitgifte, registratie en controle van sleutels vindt handmatig plaats, waardoor er beperkte zichtbaarheid is op: • wie welke sleutel in bezit heeft; • wanneer sleutels zijn uitgegeven of ingeleverd; • of sleutels tijdig worden teruggebracht; • of autorisaties aansluiten op functie, rol of reservering. Voor dit beheerproces is verbetering gewenst, waarbij wij verwachten dat een geautomatiseerd of elektronisch sleutelbeheersysteem een passende oplossing kan bieden. Daarom onderzoekt de gemeente de mogelijkheden voor een geautomatiseerd of elektronisch sleutelbeheersysteem dat meer inzicht, controle en beveiliging biedt rondom het beheer van sleutels en gerelateerde bedrijfsmiddelen. Daarbij is het van belang dat het systeem kan worden geïntegreerd met de bestaande applicatielandschap van de gemeente. Specifiek zijn wij uitsluitend geïnteresseerd in aanbieders die beschikken over een aantoonbaar werkende en in de praktijk bewezen koppeling met TOPdesk, zodat gegevensuitwisseling en beheerprocessen efficiënt en betrouwbaar kunnen worden ondersteund. Een reeds gerealiseerde implementatie bij andere organisaties strekt hierbij tot aanbeveling. Wij vragen nadrukkelijk dat uitsluitend aanbieders reageren die beschikken over een aantoonbaar werkende en in de praktijk bewezen koppeling met TOPdesk.