Der efterspørges et it-system der kan fungere som brugernes og ledernes primære brugergrænseflade til registrering af arbejdstid, aktiviteter, ferie og fravær. Derudover skal lederne have mulighed for at kunne lave gennemgang af medarbejdernes registreringer. Som option efterspørges der endvidere fysiske terminaler eller tilsvarende enheder til registrering af komme- og gåtider.

Ansøgning, tilbud og øvrig kommunikation under udbudsforretningen skal være på dansk, jf. bilag V, del C nr. 22. For så vidt angår ansøgningen udgøres denne af eESPD (Dokument E), som udfyldes af ansøger i Mercell Udbudsportal. Såfremt ansøger benytter en anden sprogversion af Mercell Udbudsportal end dansk, vil sproget i de fortrykte felter som genereres i eESPD’et i Mercell Udbudsportal svare til den sprogversion af Mercell Udbudsportal som ansøger benytter. I sådanne tilfælde vil Ordregiver lægge til grund, at de fortrykte felter svarer til den danske sprogudgave af eESPD’et, og Ordregiver vil således tillade at ansøgere fremsender et eESPD hvor de fortrykte felter er på et andet sprog end dansk. Tekst i de felter i eESPD’et som ansøger selv skal udfylde skal være på dansk. Endvidere tillades det at dokumentation angående udelukkelse og egnethed, jf. Dokument I, punkt 8.4 må være formuleret på norsk, svensk eller engelsk. Herudover tillades anvendelse af fremmedsprog når anvendelsen heraf er begrænset til enkeltstående ord eller sætninger, som er almindeligt anvendte branchespecifikke begreber, eller det i øvrigt fremgår af sammenhængen at fremmedsprog kan anvendes, f.eks. i forbindelse med adresseangivelser. Anvendelse af engelsk tillades i øvrigt, hvis der er tale om gengivelse af standardiseret teknisk indhold, som alene anvendes som kilde til støtte for den dansksprogede besvarelse af udbudsmaterialet. Den i feltet "Aftalens genstand" - "Værdi" – "Forventet værdi eksklusive moms" anførte værdi som udgør kontraktens anslåede værdi i henhold til udbudslovens kapitel V. Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 10 skal Ordregiver oplyse følgende om tidsrammen for levering af de af kontrakten omfattede tjenesteydelser og varer: Leverandørens forpligtelser indtræder umiddelbart efter kontraktens indgåelse, idet fristen for levering af det it-system som udgør kontraktens hovedgenstand forfalder på overtagelsesdagen, som senest skal foreligge 155 arbejdsdage fra kontraktens indgåelse. Efter overtagelsesdagen skal leverandøren fortsat levere en række løbende ydelser indtil kontraktens ophør. Visse ydelser skal leveres som optioner, som skal leveres inden for den tidsramme der er angivet for den enkelte option i Dokument A, punkt 8.1.1-8.1.10. Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 11, litra c skal Ordregiver oplyse nedenstående om dokumentation angående udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal som en dansk virksomhed fremlægge en serviceattest, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen, med oplysninger om: - Udelukkelsesgrundene vedrørende straffedomme i henhold til udbudslovens § 135, stk. 1. - Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 135, stk. 3. - Udelukkelsesgrunde vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2. - Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6. Er tilbudsgiver en udenlandsk virksomhed, så kan tilbudsgiver anvende e-Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der kan anvendes som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land. I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Der er et højeste antal ansøgere, som opfordres til at deltage i anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”Nej”. I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Mindste antal ansøgere, der skal indkaldes til anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”3”. I henhold til bilag V, del C, nr. 15 og udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 1 skal Ordregiver oplyse, at der i proceduren gøres brug af muligheden for at begrænse antallet af ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, og at højst 3 ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver skal hertil bemærke følgende om processen: Ordregiver vil prækvalificere 3 (tre) ansøgere, der opfordres til at afgive indledende tilbud. Modtager Ordregiver 3 eller færre ansøgninger, kan Ordregiver opfordre den eller de ansøgere der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Dokument I - Udbudsbetingelser punkt 6.1, og opfylder de fastsatte krav til egnethed, jf. Dokument I - Udbudsbetingelser, punkt 6.2, til at afgive indledende tilbud. Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 2-3 skal Ordregiver henvise til de under ”Deltagelse” – ”Udvælgelseskriterier” anførte udvælgelseskriterier, nr. 1-5, hvoraf nr. 1-4 udgør minimumskrav til egnethed, jf. udbudslovens § 140, og nr. 5 udgør kriterier til udvælgelse såfremt der er flere ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, end antallet af ansøgere, som ordregiveren opfordrer til at afgive tilbud, jf. udbudslovens § 145. Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 62, stk. 2, nr. 1-3 skal følgende oplyses: Påtænkt forhandlingsforløb Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre. Ordregiver kan f.eks. vælge at gennemføre flere eller færre forhandlingsrunder. Forhandlings- og tilbudsfasen starter med, at tilbudsgiverne indsender et indledende tilbud på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale. Ordregiver forventer at afholde én (1) forhandlingsrunde. Ordregiver kan afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. Alle tilbudsgivere får i det tilfælde tilbudt det samme antal forhandlingsmøder. Ordregiver gør ikke brug af flere (successive) faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles om (shortlisting). Der ydes ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne, jf. Dokument I, punkt 3.3. Ordregiver er berettiget til at antage et indledende tilbud, idet ethvert tilbud som afgives forud for det tidspunkt hvor Ordregiver har fastsat en frist for afgivelse af endeligt tilbud, anses for indledende tilbud. Henset til at Ordregiver er berettiget til at antage indledende tilbud opfordres alle tilbudsgivere til at påse, at også deres indledende tilbud ikke indeholder forbehold, der kan give Ordregiver anledning til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Forhandlingsrunde(r) Ordregiver forventer at afholde forhandlingsmøder med en forventet varighed på 2,5 time som afholdes ved fysisk fremmøde. Såfremt de modtagne tilbud giver anledning til at forhandlingsmøderne skal have en kortere eller længere varighed end 2,5 time, forbeholder Ordregiver sig retten til i invitationsskrivelserne at angive en kortere eller længere mødelængde. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at gennemføre forhandlingen på rent skriftligt grundlag, såfremt Ordregiver vurderer at de modtagne tilbud ikke nødvendiggør en mundtlig forhandling. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til i invitationsskrivelserne at angive, at forhandlingsmøder foregår gennem elektronisk fjernkommunikation med lyd og billede i Microsoft Teams. Såfremt forhandlingsrunden har givet anledning til ændringer i udbudsmaterialet, afsluttes forhandlingsrunden ved at Ordregiver udsender revideret udbudsmateriale med opfordring til tilbudsgiverne til at afgive enten et nyt indledende tilbud eller et endeligt tilbud. I forbindelse med Ordregivers fremsendelse af revideret udbudsmateriale vil Ordregiver endvidere vedlægge Dokument G (Kundens Ændringslog) så tilbudsgiver på en let og overskuelig måde kan danne sig et overblik over hvilke dele af udbudsmaterialet som er blevet ændret. Tilbudsgiver kan anvende Dokument H (Tilbudsgivers ændringslog) til at give Ordregiver et overblik over hvilke dele af tilbudsgivers nye tilbud som er blevet ændret relativt til det forrige. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgiver ikke kan forvente, at Ordregiver i forbindelse med gennemførelse af en forhandlingsrunde foretager en endelig vurdering af de modtagne tilbuds konditionsmæssighed, og at det er tilbudsgivers egen risiko, at et afgivet tilbud er konditionsmæssigt. Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et nyt indledende tilbud gennemføres en ny forhandlingsrunde i overensstemmelse med proceduren beskrevet i Dokument I, punkt 7.5. Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et endeligt tilbud afsluttes forhandlingsfasen, og Ordregiver kan ikke forhandle om de modtagne endelige tilbud. Den i feltet "Procedure" - "Tidligere bekendtgørelser" - "Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt" anførte bekendtgørelse er en bekendtgørelse af 18. december 2025 om udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune. Det pågældende udbud blev efterfølgende annulleret ved bekendtgørelse nr. 123707-2026 af 19. februar 2026. Ordregiver har endvidere publiceret forhåndsmeddelelser i forbindelse med markedsdialog ved bekendtgørelse af 23. marts 2026, bekendtgørelse nr. 200776-2026, jf. bilag V, del C, nr. 26. Det i feltet "Kommunikation" - "Udbudsbilag" – anførte bilag er rettelig et link til det samlede udbudsmateriale indeholdende dokumenter, kontraktudkast samt tilhørende bilag, som det af systemtekniske årsager ikke har været muligt at anføre.