Le KCE désire améliorer la gestion de ses projets et de son programme de recherche à l’aide d’un logiciel devant permettre de: (1) Optimiser le programme de recherche en matière d’affectation des ressources (jours/experts) et de planning des projets, à l’aide de simulations (2) Gérer les projets de manière professionnelle et soutenir les chefs de projet et les managers de programme à cette fin, et ce, tout au long du cycle de vie d’un projet, notamment par l’élaboration du planning, le suivi de sa mise en œuvre, le reporting, la gestion des risques, ... (3) Rapporter au Conseil d’administration une série d’indicateurs sur l’évolution des projets (4) Encoder et relever les prestations des experts (timesheets) en vue d’analyse de fonctionnement, de suivi d’indicateurs de performance et de comptabilité analytique (5) échanger (recevoir / envoyer) des données avec d’autres applications, et ce de manière automatisée ou semi-automatisée. Il faut également prévoir la migration des données existantes depuis le logiciel actuel. Les projets de recherche et les activités transversales dans le programme du KCE sont actuellement au nombre 100. Ce volume est amené à augmenter ces prochaines années. Le nombre d’utilisateurs à prévoir est de 150. Ce nombre pourrait également évoluer. Ces utilisateurs doivent accéder au système pour visualiser leur planning individuel et avoir une vision des projets auxquels ils participent (équipiers de projet) et encoder et accéder à leurs relevés de prestations (timesheets).

Het KCE wil het beheer van zijn projecten en zijn onderzoeksprogramma verbeteren met behulp van software waarmee het mogelijk om: 1) Het onderzoeksprogramma te optimaliseren wat betreft de toewijzing van middelen (dagen/experts) en de planning van projecten, met behulp van simulaties (2) Projecten op professionele wijze beheren en projectleiders en programmamanagers hierin ondersteunen gedurende de gehele levenscyclus van een project, met name door het opstellen van de planning, het toezicht erop en de uitvoering ervan, de rapportage, het risicobeheer, ... (3) Aan de raad van bestuur rapporteren over een reeks indicatoren met betrekking tot de voortgang van de projecten (4) De prestaties van de experten registreren en vastleggen (timesheets) met het oog op een analyse van de werking, de opvolging van prestatie-indicatoren en de analytische boekhouding (5) Gegevens uit te wisselen (ontvangen/verzenden) met andere applicaties, en dit op geautomatiseerde of semi-geautomatiseerde wijze. Er moet ook worden voorzien in de migratie van bestaande gegevens vanuit de huidige software. Het KCE-programma telt momenteel 100 onderzoeksprojecten en transversale activiteiten. Dit aantal zal de komende jaren toenemen. Het verwachte aantal gebruikers bedraagt 150. Ook dit aantal kan nog evolueren. Deze gebruikers moeten toegang hebben tot het systeem om hun individuele planning te bekijken en een overzicht te krijgen van de projecten waaraan ze deelnemen (projectteamleden), en om hun prestatieoverzichten (timesheets) in te voeren en te raadplegen.