Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)

Holzhofstraße 4, Mainz, 55116, Mainz, Germany

#Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNMJSB# 1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bieter werden gebeten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen. 2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 3. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 14.07.2026 um 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet. 4. Für die Angebote sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können. 5. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden. 6. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren. 7. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Angebotsabgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 8. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung). 9. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 10. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.

Die Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) befindet sich seit der COVID-19-Pandemie in einem dynamischen personellen Wandel. Seit 2021 hat sich der Personalbestand deutlich und dauerhaft erhöht. Parallel dazu sind sowohl die Anforderungen an die Personalgewinnung als auch die Komplexität der internen Personalprozesse erheblich gestiegen. Die natürliche Fluktuation hat zusätzlich dazu geführt, dass die Anzahl und Vielfalt der zu bearbeitende Vorgänge kontinuierlich zugenommen hat. Aktuell fehlt eine zentrale, systemgestützte Lösung zur ganzheitlichen Steuerung und Dokumentation der Personalprozesse. Die Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle werden über externe Anbieter abgebildet, jedoch ohne Integration in eine gemeinsame Plattform. Weitere HR-Prozesse - darunter Recruiting, Pre-Onboarding, Onboarding, Personalentwicklung, Zielvereinbarungen, Beurteilungen und die Verwaltung von Personalkosten - werden manuell oder über nicht miteinander verknüpfte Einzellösungen gesteuert. Die Personalakten werden bislang ausschließlich in Papierform oder als unstrukturierte Textdateien geführt. Dies erschwert den Zugriff, verursacht hohen Platzbedarf und birgt Risiken hinsichtlich Lesbarkeit, Vollständigkeit und Datenschutz. Auch die Erstellung und Bearbeitung von Personalunterlagen erfolgt uneinheitlich, da jeder Personalreferent auf eigene Ordnerstrukturen und individuell gestaltete Vorlagen zurückgreift. Eine standardisierte, qualitätsgesicherte und revisionssichere Architektur fehlt. Vor diesem Hintergrund verfolgt die ISB das Ziel, eine moderne, cloudbasierte HR-Softwarelösung einzuführen, die alle relevanten Personalprozesse in einem integrierten System digital abbildet. Die neue Lösung soll die Organisationseinheit Personal in die Lage versetzen, ihre Aufgaben effizient, transparent und rechtssicher zu erfüllen - unabhängig von individuellen Arbeitsweisen oder personellen Veränderungen. Für die HR-Abteilung bedeutet dies eine deutliche Entlastung durch automatisierte Workflows, zentrale Datenhaltung und einheitliche Dokumentenvorlagen. Für Führungskräfte eröffnet die Lösung die Möglichkeit, über ein Self-Service-Portal aktiv in Personalprozesse eingebunden zu werden - etwa bei Genehmigungen, Zielvereinbarungen oder Entwicklungsmaßnahmen. Für IT-Verantwortliche bietet die Lösung eine zukunftsfähige, skalierbare Architektur mit offenen Schnittstellen zur Integration bestehender Systeme wie Lohnbuchhaltung, Zutrittskontrolle und Zeiterfassung. Und für den Vorstand schafft sie die Grundlage für eine strategisch ausgerichtete, datengestützte Personalsteuerung, die Wachstum, Qualität und Compliance gleichermaßen unterstützt. Die Software muss flexibel konfigurierbar sein, sodass die ISB eigene Abläufe gestalten und bei Bedarf anpassen kann - ohne auf externe Programmierung angewiesen zu sein. Eine digitale, revisionssichere Personalakte muss den Zugriff auf Informationen erleichtern und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicherstellen. Insgesamt muss die Lösung dazu beitragen, die Personalarbeit der ISB zukunftssicher, skalierbar und strategisch ausrichtbar zu gestalten - als Fundament für eine moderne, serviceorientierte HR-Organisation. Leistungsinhalte: - Digitale Personalakte und Stammdatenverwaltung - Zeiterfassung und Zutrittskontrolle - Employee Self Service (ESS) für Mitarbeitende und Führungskräfte - Bewerber- und Stellenmanagement - Talentmanagement und Personalentwicklung - Personalkostenplanung - Reisekostenabrechnung - Beurteilungs- und Zielvereinbarungsprozesse - Flexible Prozessgestaltung - Bedienerfreundlichkeit und Nutzerführung

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