GR de Bevelanden is op zoek naar een robuust en toekomstbestendig systeem voor het integraal beheer van de personeels- en salarisadministratie, inclusief verlof- en verzuimregistratie, declaraties en recruitment. Het doel van deze aanbesteding is het verwerven van een oplossing die de administratieve processen ondersteunt en tegelijkertijd de efficiëntie en effectiviteit van de organisaties vergroot. Bij de keuze van het systeem wordt niet alleen gekeken naar de kosten, maar juist naar de gebruiksvriendelijkheid, veiligheid, stabiliteit, innovativiteit en de mate van integratie van het systeem. Een systeem dat in staat is om naadloos samen te werken met andere systemen binnen de organisaties en dat bijdraagt aan een toekomstgerichte digitale transformatie, heeft hierbij de voorkeur. Het doel van de aanbesteding is om te komen tot een geïmplementeerd e-HRM systeem in de vorm van een Software as a Service (SaaS) applicatie, inclusief het daarbij behorende onderhoud en de daarbij behorende dienstverlening. GR de Bevelanden is de Opdrachtgever voor deze aanbesteding. Bij de vijf gemeenten, alsmede GR de Bevelanden gezamenlijk werken in totaal ruim 1200 medewerkers en 150 politiek ambtsdragers.

Alle houders van dit beschrijvend document hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen dienen digitaal via TenderNed middels de vragenmodule te worden ingediend tot uiterlijk 24 januari 2025 om 9:45 uur. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst, worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. Vragen kunnen doorlopend gesteld worden tot de deadline. Indien mogelijk zullen ontvangen vragen tussentijds (dus eerder) worden beantwoord via TenderNed, een en ander naar oordeel van de aanbestedende dienst. De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. Als u zwaarwegende redenen heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van de aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan “individueel behandelen” aan in TenderNed. De aanbestedende diensten bepalen welke vragen wel of niet voor alle geïnteresseerden worden gepubliceerd. In sommige gevallen zullen de aanbestedende diensten uw vraag bewerken/ aanpassen mochten zij de vraag openbaar publiceren. Dit zal echter niet altijd het geval zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft. De aanbestedende dienst streeft ernaar de Nota van Inlichtingen op 5 februari 2025 via TenderNed te publiceren. Er is gelegenheid om aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van de gepubliceerde Nota van Inlichtingen. Deze vragen kunnen uitsluitend via TenderNed via de vragenmodule worden ingediend tot uiterlijk 12 februari 2025 om 9:45 uur. De gestelde aanvullende vragen en de bijbehorende antwoorden op deze vragen worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een 2e Nota van Inlichtingen. De aanbestedende dienst streeft er naar deze Nota van Inlichtingen uiterlijk 19 februari 2025 digitaal beschikbaar te stellen via TenderNed. Tevens zullen alle invulbijlagen in bewerkbaar format gepubliceerd worden.