Die Stadt Stadthagen beabsichtigt die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, dessen Kernstück die Implementierung einer DMS-Gesamtlösung ist. Diese soll in Teilschritten eingeführt werden.

Rathauspassage 1, Stadthagen, 31655, Schaumburg, Germany

#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6VYTT0W6TMZ# Der Auftraggeber wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über die Vergabeplattform DTVP ab. Insbesondere die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern/Bietern wird in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens erfolgen. Die von Unternehmen gegebenenfalls im Verlauf des Verfahrens erbetenen personenbezogenen Daten werden nach den Vorschriften des Datenschutzrechts im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Mit der Teilnahme am Verfahren erklären sich Unternehmen hiermit einverstanden. Soweit Unternehmen im Rahmen des Verfahrens dem Auftraggeber personenbezogene Daten von Dritten (Mitarbeiter, Nachunternehmer, Mitglieder einer Bietergemeinschaft, Referenzgeber) übermitteln, sind sie für das Vorliegen der jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligung der Dritten selbst verantwortlich. Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform. Die erforderliche Signatur gem. § 126b BGB wird in diesem Zusammenhang als "Containersignatur" automatisch über das "cosinex Bietertool" abgegeben. Die "Willenserklärung" erfolgt dadurch je Angebot, sodass sich jeder Bieter automatisch an seine hochgeladenen Dokumente bindet. Eine gesonderte Dokumentensignatur ist nicht erforderlich. Sollten Signaturmöglichkeiten in Dokumenten vorgesehen seien, handelt es sich um Standarddokumente, Die Signatur ist nicht zwingend erforderlich. Sämtliche Vertragsbedingungen eines möglichen Auftragnehmers werden abgelehnt, sofern diesen nicht ausdrücklich zugestimmt wird. Das Vergabeverfahren wird im Namen und im Auftrag der Stadt Stadthagen durchgeführt. Die Vergabestelle des Landkreises Schaumburg ist hierbei nur beratend und als ausführende Stelle tätig.

Die Stadt Stadthagen plant frühestens Ende 1. Quartal 2027 die Einführung eines DMS. Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen, wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und Support. Die Lizenzen der DMS-Lösung werden von der Stadt Stadthagen käuflich erworben (kein Mietmodell), im eigenen Rechenzentrum installiert und von der Stadt Stadthagen betrieben (keine Cloud-Lösung).

Rathauspassage 1, Stadthagen, 31655, Schaumburg, Germany

#Besonders auch geeignet für:other-sme# Eine detaillierte Projektplanung inkl. Meilenstein- und Zeitplanung ist zwischen Auftraggeber und Auf- tragnehmer einvernehmlich abzustimmen. Servicelaufzeiten werden für die Dauer von mindestens 48 Monaten (Mindestvertragsdauer) vereinbart. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn dieser nicht vom Auftraggeber gekündigt wird. Die max. Vertrags-laufzeit beträgt 8 Jahre.