Afdeling Communicatie & External Affairs werkt met diverse partijen samen ter ondersteuning van haar brede scala aan communicatieactiviteiten. Omdat de vraag om alle stakeholders geïnformeerd te houden toeneemt, is het Havenbedrijf Rotterdam een aanbestedingstraject gestart om meer verschillende partijen en specialismen voor langere tijd aan zich te binden, zodat er een vloeiende samenwerking kan ontstaan. Dit wordt vormgegeven in meerdere raamovereenkomsten per perceel.

Geachte gegadigden en aanmelders, Hierbij delen wij u mede dat wij hebben besloten de aanbestedingsprocedure Communicatie adviesdiensten met kenmerk HE10/2024 (Tenderned kenmerk T118677) in te trekken. Redenen voor intrekking Havenbedrijf Rotterdam ziet zich in haar hoedanigheid als aanbestedingsplichtige organisatie genoodzaakt de aanbestedingsprocedure in te trekken op basis van de volgende redenen: 1. Wezenlijke wijzigingen in de opdracht: De opdracht dient wezenlijk te worden gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke uitvraag. Deze wijzigingen zijn dermate substantieel dat deze niet binnen de huidige procedure kunnen worden doorgevoerd. De wezenlijke wijzigingen betreffen: • Percelen 1 en 2. De omvang van de opdracht met betrekking tot Perceel 1 (Communicatieadviesdiensten) blijkt door recentelijk verkregen inzichten wezenlijk groter dan voor publicatie ingeschat. Deze wijziging heeft invloed op de kring van gegadigden. Daarnaast blijkt Perceel 1 ten opzichte van Perceel 2 (PR-diensten) dermate met elkaar vervlochten te zijn ten aanzien van de uitvoering in de praktijk dat een heroverweging van de indeling noodzakelijk is. Het doorgaan met beide percelen zou tot een onwenselijke situatie leiden met betrekking tot de beheersbaarheid van de contracten. • Percelen 4 en 5. Door recent verkregen inzichten blijkt de indeling van de Perceel 4 (Social media en online advertising) ten opzichte van Perceel 5 (Media-inkoopdiensten) dermate met elkaar vervlochten te zijn ten aanzien van de uitvoering in de praktijk dat een heroverweging van de indeling noodzakelijk is. Het doorgaan met beide percelen zou tot een onwenselijke situatie leiden met betrekking tot de beheersbaarheid van de contracten. 2. De aanbestedingsprocedure bevat gebreken: • Alle percelen. De geschiktheidseisen (zie paragraaf 3.6 Geschiktheidseisen, onderdeel “Ervaringen”) over alle percelen zijn dermate ruim en laagdrempelig opgesteld dat het nagenoeg niet mogelijk is om partijen te toetsen op geschiktheid. Er ontbreekt een vooraf bepaalde omvang (financieel en/of in aantallen) per ervaringseis welke nodig is om de geschiktheid te kunnen beoordelen. • Alle percelen. De beoordelingskaders met betrekking tot de gestelde selectiecriteria per perceel (zie paragraaf 3.8 “Selectiecriteria ter beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden”) zijn onvoldoende transparant opgesteld. Zo ontbreekt het beoordelingstabel aan de hand waarvan aanmeldingen beoordeeld worden. Met het beoordelingstabel wordt bepaald hoeveel punten een aanmelding toegekend krijgt van het beoordelingsteam per perceel. 3. Onverwacht hoog aantal aanmeldingen: Het onverwacht hoge aantal aanmeldingen op een aantal percelen (1, 3 en 4) maakt het voor Havenbedrijf Rotterdam onmogelijk om de procedure op een zorgvuldige wijze voort te zetten binnen de beschikbare capaciteit en tijd. • Perceel 1: 22 aanmeldingen • Perceel 2: 2 aanmeldingen • Perceel 3: 23 aanmeldingen • Perceel 4: 10 aanmeldingen • Perceel 5: 2 aanmeldingen Het hoge aantal aanmeldingen blijkt dan ook het nadelige gevolg van een onjuiste inschatting van de markt door de aanbestedende dienst, zoals gesteld onder punt 1, eerste bullet. Vervolg: Havenbedrijf Rotterdam is voornemens om na herziening van de opdracht een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten. Hierover zult u op korte termijn worden geïnformeerd via het aanbestedingsplatform Mercell Source to Contract. Rechtsbescherming: Indien u zich niet kunt verenigen met dit besluit, dient u binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van deze brief een kort geding aanhangig te maken bij de rechtbank te Rotterdam.