Die Messe Berlin GmbH, im Folgenden gleichbedeutend auch Messe Berlin (MB) und Auftraggeber (AG) genannt, schreibt folgende Leistung aus: Bookingtool + Angebotserstellung, CP1-2026-0046

Messedamm 22, Berlin, 14055, Berlin, Germany

Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben - *KEIN ANGEBOT*. Erst eine erfolgreiche Bewerbung mit positiver Eignungsprüfung durch den AG führt zur Versendung der Vergabeunterlagen. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Nachrichtenfunktion des AI BIETERCOCKPITS unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme und des Aktenzeichens CP1-2026-0046 zu erfolgen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 17.06.2026, 12:00 Uhr über die Nachrichtenfunktion des AI Bietercockpits eingegangen sind. Mündliche oder verspätete Anfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) und Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin veröffentlichen: https://vergabekooperation.berlin. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Fragen im TNW beziehen sich auf die Eckpunkte zum Teilnahmewettbewerb bzw. die Eignung. Die Leistungsbeschreibung, das Preisblatt sowie der Rahmenvertrag befinden sich in der Entwurfsphase und werden lediglich zur Orientierung der Leistungsumfänge übermittelt. Fachlich inhaltliche Fragen zur Leistungsbeschreibung, Preisblatt und Rahmenvertrag werden erst im Zuge der Angebotsphase beantwortet. Hierzu erhalten die ausgewählten Bieter eine erneute Frist zur Einreichung von Bieterfragen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu. Der AG weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Hinsichtlich der Eignung sind zwingende Mindestkriterien zu erfüllen. Nur Bewerber, die sämtliche Mindestkriterien erfüllen, werden für das weitere Verfahren zugelassen. Der Teilnahmeantrag /das Angebot ist elektronisch und signiert in Textform gem. § 126 b BGB über die Vergabeplattform im AI BIETERCOCKPIT einzureichen. Alle anderen Formen sind ausgeschlossen. Andernfalls führt dies zwingend zum Ausschluss. Alle geforderten Unterlagen sind dem Teilnahmeantrag /Angebot beizufügen und in einem Anlageverzeichnis aufzuführen. Teilnahmeanträge /Angebote, die keine vollständigen Erklärungen enthalten, können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Die Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen erfolgt im Zuge eines EVB-IT-Vertrags mit einem Wirtschaftsteilnehmer. Die Zuschlagskriterien werden den Bietern mit der Angebotsaufforderung bekannt gegeben. Es werden alle Bewerber, die sämtliche Eignungs-/Mindestkriterien erfüllen, für das weitere Verfahren zulassen. Die AG behält sich vor, bei Unterschreitung der Mindestzahl von drei zulassungsfähigen Bewerbungen sowie bei Unwirtschaftlichkeit oder bei Eingang von weniger als drei wertbaren Angeboten in der Angebotsphase das vorliegende Vergabeverfahren aufzuheben und im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb weiterzuführen. Eine Entschädigung für Aufwand und Kosten der Teilnahmeantrags- und Angebotserstellung wird nicht gewährt.

Gegenstand dieser Vergabe ist die Beschaffung, Bereitstellung, Implementierung und Betrieb einer größtenteils im Standard belassene branchenorientierte Lösung für das Projekt Bookingtool + Angebotserstellung. Der Bereich Guest Events (GE) trägt jährlich durch die Betreuung zahlreicher Gastveranstaltungen erheblich zum Erfolg der Messe Berlin bei. Seit 2019 ist die Anzahl der Gastveranstal-tungen kontinuierlich gestiegen - von 60 auf eine prognostizierte Zahl von etwa 80 Veranstaltungen im Jahr 2025. Neben der Betreuung von Gastveranstaltungen ist die Betreuung des Rahmenprogramms von Eigenveranstaltungen wie der ITB, InnoTrans und Grünen Woche ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich der Abteilung. Bei der ITB 2024 wurden beispielsweise rund 65 Unterveranstaltungen von Guest Events organisiert, betreut und größtenteils auch abgerechnet. Zusätzlich betreut der Bereich Guest Events jährlich zahlreiche interne Veranstaltungen (z.B. GF-Infothek, Betriebsversammlungen, Workshops, Erste-Hilfe-Kurse, etc.). Der Geschäftsbereich GE verfolgt das Ziel, für ihre Kunden den 'Perfect Fit' und gleichzeitig die ideale Auslastung der Messe Berlin Locations zu erreichen. Das wichtigste Tool dafür ist ein effektives Buchungssystem, mit dem relevante Ressourcen für die Durchführung von Veranstaltungen gebucht werden können. Hauptnutzer für die Buchung von Ressourcen im System ist der Geschäftsbereich Guest Events bedingt durch die Anzahl an täglichen Buchungsanfragen. Zu Informationszwecken muss aber die gesamte Messe Zugriff auf das System haben. Bei Anbahnung der Buchung besteht ein hoher Kommunikationsbedarf mit dem Kunden (insb. externen Kunden). Es werden Angebote über die Hallenmiete hinaus erstellt, die teilweise die Basis für Folgeaktivitäten durch weitere Bereiche der Messe Berlin legen. Auch die Abbildung der Vermietung von Büroflächen oder Lagerhallen inkl. der Erstellung von Mietangeboten soll im System abgebildet werden.

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Es sind folgende Mindestkriterien gemäß Anlage zum Teilnahmeantragsformular Mindestkriterien ("F-02-06-CP Mindestkriterien_2026-0046.pdf") zu erfüllen: - Vorlage eines ISO27001 Zertifikates des Hauptauftragnehmers zur Sicherstellung der Einhaltung von Informationssicherheitsanforderungen während Bereitstellung und Betrieb der Software und dazugehöriger Komponenten. Hinweis: Sofern der Betrieb der Leistung nicht als SaaS erfolgt, ist alternativ der Einsatz jeglicher Systeme nach Stand der Technik, aktueller Softwarelösungen und Architekturen durchzuführen. - Unternehmensumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen im Mittel beträgt > 500.000,00 EUR netto -Die eingesetzten Projektmitarbeitenden beherrschen mindestens die folgende sprachliche Kompetenz: Deutsch B2 (gemäß des Gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER)), um in der Lage zu sein, klar und präzise mit allen Stakeholdern zu kommunizieren. - Im Rahmen des EU-Sanktionspakets im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine wurde durch die Verordnung (EU) Nr. 2022/576 vom 08. April 2022 der Artikel 5k in die Verordnung (EU) Nr. 833/2014 aufgenommen. Der Bewerber nimmt den Hinweis auf den Artikel 5k zur Kenntnis und verpflichtet sich dies umzusetzen.