Beschaffung von Beistellleistungen in der IT-Projektleitung

crossmind inc. – Waldeggstrasse 37, 3097 Liebefeld – CHF 703947.20 (MWST: full)

Die Kantonale Opferhilfestelle (KOH) ist eine Fachstelle innerhalb der Direktion der Justiz und des Innern (JI). Sie ist zuständig für die Beurteilung von finanziellen Leistungen an Opfern von Straftaten. Dazu zählen Kostenbeiträge an Anwalts-, Therapie- und Notunterkunftskosten sowie Genugtuung und Entschädigungen (Erwerbsausfall, Bestattungskosten etc.). Zudem beaufsichtigt die Kantonale Opferhilfestelle die acht vom Regierungsrat anerkannten Beratungsstellen und finanziert diese mittels Leistungsvereinbarungen. Die Beratungsstellen sind als gemeinnützige Körperschaften (Verein oder Stiftung) organisiert und sind keine Fachstellen innerhalb der JI. Für die Bearbeitung der Gesuche um finanzielle Leistungen nutzt die KOH als Fachanwendung RIS1. RIS1 wurde im Jahr 2000 eingeführt und ist eine Eigenentwicklung der JI. Aufgrund der strategischen Ausrichtung wird RIS1 nicht mehr weiterentwickelt. Das Projekt wurde im März 2023 initiiert. Im November 2024 wurde die Entwicklung der KOHA (Kantonale Opferhilfestelle Applikation) mit der Firma Synus Informatik AG (Zuschlagsempfängerin der Ausschreibung «IT-Dienstleistungen» im Los 11: Software Entwickler Axon Ivy, simap Nr. 1284943 vom 06.09.2022). Die Lösung basiert auf der low-code/no-code Plattform-Lösung «Axon Ivy» und wird in 2-wöchigen Sprints entwickelt. Der MVP KOHA wurde im November 2025 eingeführt und wird derzeit weiterentwickelt. Im Rahmen der Transformation der Digital Solutions zur SAFe-basierten Value-Stream-Organisation wird die aktuelle Projektleiterin des Projekts «KOH-FA» neu die Position des Team Leads übernehmen. Da die Projektleitung nicht durch interne Ressourcen kompensiert werden kann, benötigt die Digital Solutions externe Unterstützung in der Rolle eines erfahrenen Projektleiters. Ein Auftrag kann unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben werden, wenn im offenen Verfahren kein Angebot den wesentlichen Anforderungen entspricht (Art. 21 Abs. 2 lit. a IVöB). Art. 21 Abs. 2 lit. a IVöB erlaubt eine freihändige Vergabe unabhängig vom Schwellenwert, wenn im offenen Verfahren keine Angebote oder keine Teilnahmeanträge eingehen, kein Angebot den wesentlichen Anforderungen der Ausschreibung oder den technischen Spezifikationen entspricht oder kein Anbieter die Eignungskriterien erfüllt. Im Rahmen der Ausschreibung Rahmenvertrag 2024 (Simap-Nr. 277005 vom 18.03.2024) hat die Vergabestelle das Los 6: Projektleiter/in ausgeschrieben, Rahmenvertragspartner evaluiert und den vorteilhaftesten vier Angeboten einen Zuschlag erteilt. Am 29. Juni 2026 wurde wie im Pflichtenheft vorgesehen ein sog. Mini-Tender-Verfahren mit den Rahmenvertragspartnern des Los 6 gestartet, bei dem sich diese um den konkreten Auftrag für das Projekt KOH-FA bewerben durften. Gesucht wurde eine Senior Projektleitung für folgenden Einsatz: Pensum: 80 – 100% ab September 2026, Umfang: 210 Personentage (PT), mit Option auf Verlängerung auf 440 PT. An die Projektleitung werden folgende Anforderungen gestellt: a) Mindestens 5 Jahre Praxiserfahrung als Projektleiter in klassischen und agilen Projekten b) Nachweisliche Referenzen der ausgewiesenen Praxiserfahrung in Digitalisierungs- oder Transformationsprojekten vergleichbarer Grösse und vergleichbarem Umfeld c) Hohe Teamfähigkeit und Leadership-Kompetenzen insbesondere in heterogenen Teams: Fachpersonen und IT-Spezialisten gleichermassen abholen und zu einem Team zusammenführen d) Sicheres, klares Auftreten gegenüber Führungspersonen und politisch exponierten Auftraggeberinnen e) Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse; Muttersprache oder gleichwertiges Niveau (C2 für Fremdsprachige) Die Aufgaben der gesuchten Projektleitung waren die folgenden: a) Führen klassischer und hybrider Projekte nach HERMES 2022 b) Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten über den gesamten Lebenszyklus c) Definition von Projektzielen, Meilensteinen und Deliverables d) Fachliche Anforderungen in umsetzbare Lösungen übersetzen e) Anforderungsmanagement: User Stories, Priorisierung, Backlog-Steuerung f) Ressourcen- und Budgetplanung sowie -kontrolle g) Sicherstellung von Qualität, Zeit und Kosten h) Führung des Berichtswesens und umfassende, regelmässige und situative Information der Projektsteuerung, Identifikation und Management von Risiken und Änderungen i) Risiken managen und Qualitätssicherung führen j) Enge Sparringpartnerin der Projektauftraggeberin k) Einhaltung der Organisationsvorgaben (Governance) l) Sicherstellung des rechtzeitigen Einbezugs von zuständigen Controlling- und Vorgabestellen, damit ihre berechtigten Anforderungen erfüllt werden m) Regelung der im Projekt einzusetzenden Methoden, Praktiken und Werkzeuge und Sicherstellung ihrer Anwendung n) Durchführung von Beschaffungen nach IVöB 2019 o) Überprüfung der Einhaltung des SLAs (Dienstleistungsniveau Vereinbarung) durch die Vertragspartner im Projekt p) Laterale Führung des gemischten Projektteams (in Leadership) q) Wahrnehmen des Stakeholdermanagements r) Moderation und Organisation aller Scrum-Events (Sprint Planning, Daily, Review, Retrospektive) s) Beseitigung von Hindernissen (Impediments) t) Unterstützung bei der Priorisierung von Anforderungen gemeinsam mit dem Product Owner u) Sicherstellung der Einhaltung des Scrum-Framework v) Anwendung und Weiterentwicklung agiler Methoden (z.B. Scrum) w) Förderung iterativer Arbeitsweisen und kontinuierlicher Verbesserung x) Coaching des Teams in agilen Prinzipien und Selbstorganisation y) Sicherstellung von Transparenz und effizienter Zusammenarbeit im Team z) Förderung einer offenen Kommunikations- und Feedbackkultur Es machten zwei Rahmenvertragspartner Angebote zur Erbringung der Dienstleistungen und schlugen entsprechende Projektleiter vor. Das Angebot der Infometis AG erwies sich nach Durchführung des fachlichen Assessments durch die bisherige Projektleiterin und ihrem Team als vorteilhafter. Aufgrund der Kritikalität des Projekts für die KOH wurde ein weiteres Assessment durch den Leiter DigiSol und die Leiterin KOH durchgeführt, wobei diese durch Marc Hahn von der Facts & Solutions Consulting GmbH unterstützt wurden. Gemäss Einschätzung dieses Gremiums erfüllt keines der angebotenen Profile die Anforderungen im Rahmen des komplexen Projekts. In der Ausschreibung des Rahmenvertrags 2024 waren im Los 6 folgende losspezifischen Muss-Kriterien definiert worden (Siehe Leistungsverzeichnis A.02, Blatt «7 L6 Projektleiter»): abgeschlossenes Studium (Ziffer 7.2.1), sehr gute Deutschkenntnisse (Ziffer 7.2.2) oder praktische Erfahrung in der Leitung grosser IKT-Projekte (>50 PT; Ziffer 7.2.3). Die Rahmenvertragspartner boten Mitarbeitende an, die nicht denjenigen Personen entsprachen, welche im Rahmen der Angebotseinreichung für die Rahmenvertragsausschreibung nominiert wurden und für die Zuschlagserteilung mitentscheidend waren. Ein Wechsel der Mitarbeiterprofile ist nur mit Zustimmung der JI erlaubt, wobei der Ersatz «adäquat» sein muss (siehe Rz. 33, Rahmenvertrag IKT-Dienstleistungen, Beilage B.02). Die im Rahmen des Mini-Tender-Verfahrens angebotenen Profile waren für das stark fachgetriebene Projekt «KOH-FA» fachlich nicht ausreichend und hatten einen zu technischen Fokus. Sie waren in der Führung von grossen, vergleichbaren Projekten zu unerfahren. Damit erfüllt keines der Angebote das Muss-Kriterium 7.2.3. Weiter kann nach Art. 21 Abs. 2 lit. d IVöB ein öffentlicher Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben werden, wenn aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse die Beschaffung so dringlich wird, dass selbst mit verkürzten Fristen kein offenes oder selektives Verfahren durchgeführt werden kann. Mit der sorgfältigen Durchführung des Mini-Tender-Verfahrens, das aufgrund der Komplexität des Projekts mehrere persönliche Assessments erforderte, hat sich der Beschaffungsprozess verlängert. Dadurch ist eine zeitliche Dringlichkeit entstanden, aufgrund derer selbst unter Anwendung verkürzter Fristen weder ein offenes noch ein selektives Verfahren durchgeführt werden kann. Aus diesen Gründen soll der Auftrag nun ausserhalb des Rahmenvertragspools vergeben werden. Die Firma crossmind AG kann kurzfristig einen Projektleiter stellen, der die geforderten Kriterien erfüllt.

Gegen diesen Entscheid kann innert 20 Tagen, von der Publikation an gerechnet, beim Verwaltungsgericht des Kantons Zürich, Freischützgasse 1, Postfach, 8090 Zürich, schriftlich Beschwerde eingereicht werden. Die Beschwerdeschrift ist im Doppel einzureichen. Sie muss einen Antrag und dessen Begründung enthalten. Die angefochtene Verfügung ist beizulegen. Die angerufenen Beweismittel sind genau zu bezeichnen und, soweit möglich, beizulegen.