Serviciile ce fac obiectul achiziției vizează asigurarea condițiilor logistice și organizatorice necesare desfășurării în condiții optime a ședinței Grupului de coordonare a proiectului (Project Steering Group Meeting), aferentă activității D.1.1.3, în cadrul proiectului „ECOFIT-HARD – Enhancing Communities and Organizations for Climate Change Transition”, cod ROBG00349, finanțat prin Programul Interreg VI-A România–Bulgaria 2021–2027, Prioritatea 2 – A greener region, Obiectiv specific 2.4 – Promoting climate change adaptation and disaster risk prevention, resilience, taking into account ecosystem-based approaches. Reuniunea Grupului de coordonare a proiectului reprezintă un instrument esențial pentru managementul și monitorizarea implementării activităților asumate prin proiect, având rolul de a asigura coordonarea eficientă între partenerii implicați, schimbul de informații relevante privind progresul activităților și adoptarea măsurilor necesare pentru respectarea obiectivelor, indicatorilor și termenelor stabilite prin contractul de finanțare. În cadrul reuniunii vor fi analizate aspecte privind stadiul implementării activităților proiectului, respectarea graficului de implementare, identificarea eventualelor riscuri sau dificultăți întâmpinate și stabilirea măsurilor necesare pentru diminuarea impactului acestora asupra derulării proiectului. Totodată, ședința Grupului de coordonare are rolul de a facilita procesul decizional privind activitățile viitoare, coordonarea resurselor disponibile și armonizarea intervențiilor dintre partenerii implicați în proiect, în vederea asigurării unei implementări eficiente și conforme cu cerințele Programului Interreg VI-A România–Bulgaria 2021–2027. Organizarea reuniunii într-un cadru adecvat din punct de vedere logistic este necesară pentru desfășurarea activităților de lucru, consultare și luare a deciziilor într-un mod eficient și profesionist. Servicii solicitate: 1. Închiriere sală de conferință Prestatorul va asigura închirierea unei săli de conferință cu o capacitate de minimum 20 de locuri, adecvată organizării unei reuniuni de lucru și dotată corespunzător pentru desfășurarea în condiții optime a activităților de coordonare și consultare aferente ședinței Grupului de coordonare a proiectului. Sala trebuie să beneficieze de lumină naturală, condiții corespunzătoare de confort și spațiu suficient pentru participarea tuturor persoanelor implicate în reuniune. Spațiul pus la dispoziție trebuie să permită desfășurarea activităților de prezentare, analiză, dezbatere și coordonare specifice unei reuniuni de management de proiect. 2. Programul reuniunii Durata estimată a reuniunii este de aproximativ o zi de lucru, intervalul orar și agenda întâlnirii urmând a fi stabilite de către Beneficiar, în funcție de necesitățile de implementare și coordonare ale proiectului. Data exactă de desfășurare a reuniunii va fi comunicată prestatorului cu cel puțin 5 zile calendaristice înainte de organizarea evenim

Autoritatea contractantă invită operatorii economici interesați să depună oferte pentru prestarea serviciilor necesare organizării ședinței Grupului de coordonare a proiectului (Project Steering Group Meeting), în condițiile prevăzute în prezentul anunț și în specificațiile tehnice aferente. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica numărul estimat al participanților și, implicit, cantitățile serviciilor solicitate, în funcție de necesitățile de implementare a proiectului, prin suplimentarea sau diminuarea acestora. În acest sens, ofertanții vor include în propunerea financiară prețul unitar pentru fiecare tip de serviciu ofertat, respectiv pentru serviciile de coffee break și pentru serviciile de închiriere a sălii de conferință. Prestarea serviciilor se va realiza la data și în intervalul orar comunicate de către Beneficiar, în municipiul Craiova, în baza unei comenzi transmise prestatorului. Data exactă a desfășurării reuniunii va fi comunicată operatorului economic desemnat cu cel puțin 5 zile calendaristice înainte de organizarea evenimentului. Operatorii economici au obligația de a transmite oferte numai în măsura în care pot asigura prestarea serviciilor solicitate în condițiile și termenul stabilite de autoritatea contractantă. Operatorul economic clasat pe primul loc va fi notificat cu privire la rezultatul procedurii de achiziție, în vederea publicării în catalogul electronic a serviciilor pentru care a fost declarat câștigător, în conformitate cu prevederile legale aplicabile. Participanții la procesul de achiziție vor putea consulta rezultatul procedurii prin intermediul catalogului electronic, după finalizarea etapelor de evaluare și atribuire.

Operatorii economici participanți au obligația de a elabora și transmite oferta cu respectarea tuturor cerințelor prevăzute în documentația de atribuire anexată prezentului anunț, inclusiv a specificațiilor tehnice prevăzute în caietul de sarcini, a formularelor solicitate și a clauzelor prevăzute în modelul de contract. Oferta va fi considerată conformă numai în măsura în care răspunde integral cerințelor minime stabilite prin documentația de atribuire. Ofertanții sunt direct răspunzători pentru calitatea și conformitatea serviciilor prestate, precum și pentru respectarea cerințelor tehnice, organizatorice și contractuale prevăzute în documentația de atribuire anexată. Serviciile prestate trebuie să respecte integral specificațiile prevăzute în caietul de sarcini și condițiile asumate prin propunerea tehnică și financiară depusă. În situația în care, la recepția serviciilor, se constată existența unor neconformități față de cerințele stabilite prin documentația de atribuire, prestatorul are obligația remedierii acestora, pe cheltuiala proprie, fără costuri suplimentare pentru autoritatea contractantă și fără afectarea termenelor asumate prin contract. Nu se acceptă oferte alternative, parțiale sau variante care se abat de la cerințele minime stabilite prin documentația de atribuire anexată, respectiv caietul de sarcini, formularele aferente și modelul de contract. Ofertele care nu respectă cerințele minime stabilite vor fi considerate neconforme. Valoarea estimată a achiziției are caracter orientativ, autoritatea contractantă rezervându-și dreptul de a accepta oferte care pot depăși valoarea estimată, cu respectarea integrală a cerințelor tehnice, financiare și contractuale prevăzute în documentația de atribuire și în limita fondurilor aprobate. În situația în care două sau mai multe oferte admisibile prezintă aceeași propunere financiară, autoritatea contractantă va solicita ofertanților aflați în această situație transmiterea unei noi propuneri financiare (r

Pentru informații suplimentare sau solicitări de clarificări privind documentația de atribuire, operatorii economici interesați pot transmite solicitări la adresa de e-mail: [email protected]. Persoană de contact: Mr. Dan STANESCU. ATENȚIE! Oferta va fi depusă într-un plic mat, sigilat și ștampilat, pe care se vor înscrie denumirea operatorului economic, datele de contact ale acestuia, precum și denumirea achiziției. Plicul va fi depus la sediul autorității contractante din municipiul Craiova, str. C.D. Fortunescu nr. 2. Pe plic se va înscrie în mod obligatoriu mențiunea: „A nu se deschide până la data de 26.05.2026, ora 10:00”. Termenul-limită pentru depunerea ofertelor este 26.05.2026, ora 10:00, la sediul unității. Ofertele depuse după termenul-limită stabilit sau cele care depășesc valoarea estimată a achiziției, inclusiv TVA, vor fi declarate neconforme. Caietul de sarcini, modelul de contract, formularele solicitate și celelalte documente aferente procedurii sunt anexate prezentului anunț în cadrul platformei SEAP și fac parte integrantă din documentația de atribuire. Oferta va cuprinde propunerea tehnică și propunerea financiară, elaborate în conformitate cu cerințele prevăzute în caietul de sarcini și în documentația de atribuire anexată. În cadrul propunerii tehnice, ofertantul va prezenta un comentariu detaliat asupra cerințelor caietului de sarcini, din care să rezulte în mod clar faptul că serviciile ofertate îndeplinesc integral cerințele minime solicitate de autoritatea contractantă. În situația în care oferta este depusă în asociere sau implică subcontractanți, se va indica partea din contract care urmează a fi realizată de fiecare asociat/subcontractant, precum și datele de identificare ale acestora.