Serviciile ce fac obiectul achiziției vizează asigurarea tuturor elementelor logistice și organizatorice necesare desfășurării în condiții optime a conferinței de deschidere a proiectului, în vederea prezentării obiectivelor, activităților și rezultatelor preconizate, precum și a promovării cooperării instituționale în domeniul adaptării la schimbările climatice și al prevenirii riscurilor de dezastre în regiunea transfrontalieră România–Bulgaria. Servicii soliciate: 1. Închiriere sală de conferințe Prestatorul va asigura închirierea unei săli de conferințe cu o capacitate de minimum 50 de locuri, dotată cu toate facilitățile necesare desfășurării unui eveniment în format hibrid (participare fizică și online) 2. Programul evenimentului Durata estimată a evenimentului este de 8 ore, în intervalul orar 08:00 – 16:00. 3. Manager de eveniment Prestatorul va desemna un manager de eveniment, responsabil de coordonarea logistică și organizatorică a conferinței și de menținerea legăturii cu reprezentanții beneficiarului pe toată durata pregătirii și desfășurării evenimentului. 4.4. Servicii de catering – coffee break Prestatorul va asigura servicii de coffee break pentru aproximativ 50 de participanți, organizate în sistem tip „bufet suedez”, într-un spațiu dedicat, separat sau adiacent sălii de conferințe. 5. Servicii de traducere Ofertantul trebuie să demonstreze capacitatea de a asigura servicii de traducere în cadrul evenimentului, respectiv traducere română–bulgară, pentru facilitarea comunicării între participanții din România și Bulgaria. Evenimentul va fi organizat în municipiul Craiova, iar sala de conferințe propusă trebuie să fie situată în cadrul unui hotel clasificat cu minimum 3 stele, conform legislației în vigoare privind clasificarea structurilor de primire turistice.

Autoritatea contractantă invită operatorii economici interesați să depună oferte pentru furnizarea de produse/prestarea de servicii, în condițiile prezentului anunț. Autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a modifica cantitățile solicitate (suplimentare sau diminuare). În acest sens, ofertanții vor include în propunerea financiară prețul unitar pentru fiecare reper/serviciu ofertat. Termenul de livrare/prestare este de maximum 3 zile de la data comenzii. Ofertanții au obligația de a transmite prin e-mail doar ofertele pentru produsele/serviciile care se încadrează în acest termen. Operatorul economic clasat pe primul loc va fi notificat cu privire la rezultatul procedurii de achiziție, în vederea publicării în catalogul electronic a produselor/serviciilor pentru care a fost declarat câștigător. Participanții la procesul de achiziție vor putea consulta rezultatul procedurii prin intermediul catalogului electronic.

Procesul de achiziție directă se inițiază sub incidența unei clauze suspensive, având în vedere faptul că, la momentul demarării procedurii, bugetul de stat pentru anul în curs nu este aprobat, iar creditele bugetare aferente proiectului nu sunt încă deschise. Încheierea contractului de achiziție publică este condiționată de aprobarea bugetului de stat și de alocarea creditelor bugetare necesare implementării proiectului finanțat prin Programul Interreg România–Bulgaria. În situația în care creditele bugetare nu vor fi aprobate sau nu vor fi alocate în termen util, autoritatea contractantă își rezervă dreptul de a anula procedura de achiziție directă, fără ca ofertanții să poată pretinde despăgubiri sau alte pretenții de orice natură. Ofertanții sunt direct răspunzători pentru calitatea și conformitatea produselor livrate și/sau a serviciilor prestate. În situația în care, la recepție, se constată existența unor produse sau servicii neconforme cu cerințele specificate, acestea vor fi returnate, înlocuite sau remediate, după caz, pe cheltuiala exclusivă a furnizorului, fără costuri suplimentare pentru autoritatea contractantă și fără afectarea termenului de garanție. Nu se acceptă oferte alternative sau variante care se abat de la cerințele minime stabilite prin prezentul anunț. Valoarea estimată are caracter orientativ, autoritatea contractantă acceptând oferte care pot depăși valoarea estimată, cu respectarea cerințelor tehnice și contractuale. În situatia în care doua sau mai multe oferta au aceeaşi propunere financiară, se va transmite prin email o solicitare de reofertare.

Pentru informații suplimentare sau clarificări, operatorii economici pot transmite solicitări la aceeași adresă de e-mail: [email protected]. Persoana de contact Mr. Dan STANESCU ATENTIE ! Oferta va fi transmisa într-un plic mat, sigilat sigilat si stampilat, pe care se va scrie denumirea operatorului economic, date de contact si denumirea achizitiei la adresa Craiova, str. C.D. Fortunescu, nr.2. Pe plic va fi facuta mentiunea "A nu se deschide pana la: (data si ora limita de depunere a ofertelor)". Ofertele primite dupa termenul de depunere sau cele care depasesc valoarea estimată cu TVA, vor fi declarate neconforme. Caietul de sarcini si modelul de contract sunt atasate, in SEAP, la prezentul anunt. Oferta va include propunere financiara si propunere tehnica, elaborate in conformitate cu Caietului de sarcini. In propunerea tehnica se va indica partea care urmeaza a fi realizata de fiecare asociat/subcontractant precum si datele de identificare ale acestora si va contine: - un comentariu la caietul de sarcini din care sa rezulte ca ofertantul îndeplineste în integralitate cerintele acestuia.